In oktober 2024 heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) het ‘Sectorbeeld Overheid 2024’ gepubliceerd. Dit rapport evalueert hoe goed overheidsinstanties, waaronder gemeenten, zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) houden. Wat zijn de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? Je leest het in deze blog.

Download hier een pdf van deze blog

Het Sectorbeeld Overheid 2024

Het rapport ‘Sectorbeeld Overheid 2024’ van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) geeft inzicht in de privacytrends binnen de overheid en richt zich op landelijke en lokale overheidsorganisaties, zoals ministeries, gemeenten, provincies en waterschappen, die een grote verantwoordelijkheid hebben om de privacy van inwoners te beschermen. De AP ziet echter dat overheden, en dus ook gemeenten, regelmatig worstelen met de juiste naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit kan gevolgen hebben voor de privacy van burgers en medewerkers.

Belangrijkste bevindingen

Een van de belangrijkste bevindingen is dat overheidsorganisaties steeds meer persoonsgegevens verzamelen en die gegevens vaker willen koppelen. Hierbij wordt niet altijd genoeg rekening gehouden met de privacybelangen van burgers. Ook blijkt dat veel gemeenten nog steeds moeite hebben met het implementeren van een goed privacybeleid en het waarborgen van de rechten van betrokkenen (burgers). De AP constateert dat er vaak een gebrek aan privacybewustzijn is en dat de bescherming van persoonsgegevens niet altijd op orde is. Dit betekent dat gemeenten hun privacybeleid moeten verbeteren en moeten zorgen voor betere beveiligingsmaatregelen om de persoonsgegevens van burgers te beschermen.

Uitdagingen voor gemeenten
Gemeenten staan voor flinke uitdagingen, vooral in het sociaal en veiligheidsdomein. Het rapport laat zien dat de grootste uitdaging voor gemeenten is om een goede balans te vinden tussen het gebruik van gegevens om hun dienstverlening te verbeteren en tegelijkertijd de AVG na te leven. De AP constateert dat gemeenten soms de grenzen van de AVG opzoeken, bijvoorbeeld in de strijd tegen georganiseerde criminaliteit of bij het opsporen van fraude. Dat is soms logisch en ook nodig, want privacy is geen absoluut recht. Gemeenten moeten bij de uitvoering van hun taken rekening houden met meerdere grondrechten en belangen. Toch blijkt dat die afweging in de praktijk niet altijd goed gebeurt. Aan de andere kant zijn er ook bestuurders die juist te voorzichtig zijn en de privacyregels onterecht zien als belemmering voor hun taken. De uitdaging is om een balans te vinden tussen privacybescherming en een effectieve uitvoering van gemeentelijke taken.

De positie van de FG

De Functionaris Gegevensbescherming (FG) speelt een belangrijke rol in de naleving van de AVG. Toch signaleert de AP dat de positie van de FG in sommige gevallen onder druk staat. Zo wordt de FG niet altijd (op tijd) betrokken bij nieuwe verwerkingen en worden adviezen soms genegeerd. Ook is de FG niet altijd juist gepositioneerd binnen de gemeente of heeft de FG meerdere rollen, waardoor hij niet onafhankelijk genoeg zijn werk kan doen.   

Aanbevelingen en acties

De AP benadrukt dat de overheid een voorbeeldfunctie heeft bij de juiste omgang met persoonsgegevens. Burgers moeten erop kunnen vertrouwen dat de overheid zorgvuldig en juist omgaat met hun informatie. De belangrijkste aanbevelingen uit het ‘Sectorbeeld Overheid 2024’ voor gemeenten zijn:

1. Zorg voor een helder en consistent privacybeleid: Het beleid moet gedragen worden door het management en geïmplementeerd worden door alle lagen van de organisatie, met duidelijke richtlijnen voor de omgang met persoonsgegevens. Stel ook een periodiek evaluatieproces in om het privacybeleid en de naleving daarvan te beoordelen en pas beleid en procedures aan op basis van nieuwe ontwikkelingen, wetgeving en technologische vooruitgang.
2. Verhoog het privacybewustzijn: Investeer in bewustwording en trainingen voor alle medewerkers en bestuurders, zodat ze goed op de hoogte zijn van de privacyregels en het belang van gegevensbescherming. Stimuleer een cultuur waarin privacybescherming een integraal onderdeel is van dagelijkse werkzaamheden. Lees ook onze laatste blog ‘Wat is bewustwording eigenlijk?’
3. Versterk de rol van de FG: Zorg dat de FG voldoende capaciteit en middelen heeft om de privacyregels goed te kunnen handhaven en dat adviezen serieus worden genomen. Zorg bovendien dat de FG direct rapporteert aan de hoogste managementlaag en tijdig betrokken wordt bij nieuwe plannen en beleid.
4. Voer regelmatig DPIA’s uit: Een Data Protection Impact Assessments (DPIA) is hét middel om een juiste risicoafweging te maken als gemeente. Voer een DPIA vooraf uit en betrek je FG en/of Privacy Officer tijdig bij dit proces. Evalueer bij nieuwe of gewijzigde gegevensverwerkingen de potentiële privacyrisico’s en neem passende maatregelen. Lees ook onze eerdere blog ‘Hoe voer je een DPIA’ uit’.
5. Beperk dataverzameling tot het noodzakelijke: Houd je aan het minimalisatieprincipe, verzamel alleen gegevens die echt nodig zijn voor het doel. Wees ook terughoudend met het koppelen van datasets. Dit vermindert het risico op datalekken en privacy-inbreuken. Lees ook onze eerder blog ‘Dataminimalisatie: waarom minder soms meer is’.
6. Implementeer goede beveiligingsmaatregelen: Implementeer maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of diefstal. Denk hierbij aan encryptie en multifactor-authenticatie. Daarnaast is het advies om regelmatig beveiligingsaudits en penetratietests uit te voeren om kwetsbaarheden tijdig te ontdekken en te verhelpen.
7. Wees transparant naar burgers: Zorg dat burgers duidelijk worden geïnformeerd over welke persoonsgegevens worden verzameld, waarom deze worden gebruikt en hoe lang deze worden bewaard. Zorg daarnaast dat burgers makkelijk hun gegevens kunnen inzien, aanpassen of laten verwijderen.
8. Werk zorgvuldig met externe partijen: Maak duidelijke afspraken over gegevensbescherming als je samenwerkt met externe partijen en leg deze vast in een verwerkersovereenkomst. Maak ook contractuele afspraken met je samenwerkingspartners en leg procedures goed vast. Lees ook onze eerdere blog ‘Het bijhouden van een verwerkingsregister, hoe doe je dat?’.
9. Blijf op de hoogte van technologische ontwikkelingen: Zorg dat je weet wat nieuwe technologische innovaties betekenen voor de privacy van burgers. Dit helpt om nieuwe technologieën te implementeren zonder de privacy in gevaar te brengen.
10. Werk samen als kleine gemeente: Kleine gemeenten hebben vaak moeite om aan de AVG te voldoen door beperkte middelen en kennis. Investeer in samenwerking met andere gemeenten en maak gebruik van alle kennis die er al is.

Door deze aanbevelingen op te volgen, draag je als gemeente niet alleen bij aan een goede bescherming van persoonsgegevens, maar ook aan het vertrouwen van burgers in een transparante en verantwoordelijke overheid.

Meer informatie of hulp nodig?
Heb je na het lezen van de blog vragen of hulp nodig binnen jouw gemeente op dit vlak? IB&P helpt je graag. Kijk op deze pagina om te zien wat IB&P voor jou kan betekenen of neem direct contact met ons om te zien wat IB&P voor jou kan betekenen.