Vanuit de AVG en BIO moet je als gemeente allerlei (verplichte) maatregelen nemen. Zo moet je bij gegevensverwerkingen met een hoog privacyrisico een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitvoeren. Hoewel het uitvoeren van een DPIA een uitdagend proces kan zijn, is het een belangrijk instrument om privacyrisico’s op tijd te signaleren en aan te pakken. In deze blog lees je wat een DPIA precies is en waarom deze zo belangrijk is voor gemeentelijke projecten.

Download hier een pdf van deze blog

Wat is een DPIA?

Een DPIA, oftewel een Data Protection Impact Assessment, is een risicoanalyse voor de verwerking van persoonsgegevens. Hiermee breng je mogelijke risico’s in kaart en bepaal je welke maatregelen nodig zijn om privacy goed te waarborgen. Volgens artikel 35 van de AVG is een DPIA verplicht bij verwerkingen met een hoog risico. Denk hierbij aan:

• Geautomatiseerde besluitvorming of profilering, zoals een algoritme dat bepaalt of iemand recht heeft op een uitkering.
• Grootschalige verwerking van gevoelige data, zoals medische dossiers of financiële gegevens.
• Systematische monitoring, bijvoorbeeld cameratoezicht in de openbare ruimte.

Met een DPIA krijg je niet alleen inzicht in hoe gegevens worden verwerkt, maar ook welke risico’s dat met zich meebrengt en hoe je ze kunt beperken. Dit helpt niet alleen bij naleving van de wet, maar ook bij het maken van slimmere en veiligere keuzes binnen projecten en processen.

Waarom is een DPIA belangrijk?

Gemeenten verwerken dagelijks grote hoeveelheden persoonsgegevens van burgers en medewerkers. Dit brengt risico’s met zich mee op het gebied van privacy en informatiebeveiliging. Door een DPIA uit te voeren, kunnen operationele problemen en datalekken worden voorkomen. Daarnaast draagt een DPIA bij aan het vertrouwen van inwoners, zij moeten erop kunnen rekenen dat hun gegevens veilig worden verwerkt.
In veel projecten wordt privacy pas besproken als het al te laat is, wat kan leiden tot problemen. Stel, de gemeente ontwikkelt een nieuw burgerportaal zonder vooraf na te denken over de privacyrisico’s. Dit kan ertoe leiden dat gevoelige gegevens toegankelijk zijn voor onbevoegden. Dit soort situaties voorkom je door tijdig een DPIA uit te voeren. Een DPIA is niet alleen een wettelijke verplichting, het zorgt er ook voor dat processen efficiënter en veiliger worden. Het voorkomt gedoe achteraf en zorgt ervoor dat je proactief maatregelen neemt. Kortom: een DPIA (en de opvolging hiervan) maakt je organisatie sterker en betrouwbaarder.

Wanneer is een DPIA verplicht?

Een DPIA is niet voor elk project noodzakelijk, maar in bepaalde gevallen (zoals hierboven beschreven) is deze wettelijk verplicht. Dit geldt wanneer een project of verwerking een hoog risico oplevert voor de privacy van betrokkenen. Maar ook als een DPIA niet verplicht is, kan het uitvoeren ervan toch waardevol zijn. Daarom is het verstandig om bij elk project waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, eerst te beoordelen of een DPIA nodig is.

DPIA binnen gemeentelijke projecten

Het uitvoeren van een DPIA toont aan dat privacy serieus wordt genomen. Dit voorkomt niet alleen klachten en juridische complicaties, maar zorgt ook voor bewustwording binnen het projectteam over risico’s en de impact van bepaalde keuzes.

Een DPIA helpt je ook om kwetsbaarheden op te sporen, zoals slechte encryptie of onveilige opslag van data. Dit maakt het makkelijker om de juiste maatregelen te treffen. Bovendien verbetert het de samenwerking tussen verschillende betrokkenen, zoals de CISO, Privacy Officer, IT-afdeling en de proceseigenaar. Uiteindelijk leidt dit tot veiligere, efficiëntere en beter doordachte gemeentelijke projecten.

Tips voor het uitvoeren van een DPIA voor de projectleider

Maar hoe pak je zo’n DPIA aan? Hieronder een paar praktische tips om dit effectief uit te voeren:

Voer de DPIA vroeg in het project uit
Om privacyrisico’s goed te beheersen, is het belangrijk om de DPIA al in de planningsfase uit te voeren. Hoe eerder risico’s worden geïdentificeerd, hoe makkelijker en goedkoper het is om passende maatregelen te nemen.

Betrek de juiste rollen
Een DPIA is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Zorg dat de juiste mensen betrokken zijn:
– Proceseigenaar: is verantwoordelijk voor de uitvoering en implementatie van maatregelen.
– Privacy Officer: adviseert en beoordeelt de privacyrisico’s.
– Information Security Officer (ISO): beoordeelt de informatiebeveiligingsrisico’s en borgt dat passende maatregelen worden genomen.
– IT–afdeling: ondersteunt bij de technische implementatie en waarborgt dat systemen voldoen aan de gestelde eisen.
– Leverancier: kan inzicht geven in de werking en beveiliging van systemen of diensten.
– Projectleider: faciliteert het proces en zorgt voor documentatie en afstemming.
Door vanaf het begin de juiste mensen te betrekken (stakeholdermanagement), verloopt de DPIA efficiënter en wordt privacy structureel meegenomen in het project.

Werk met een gestandaardiseerd model
Gebruik een vast model, zoals het Model DPIA van de Rijksdienst, om structuur en volledigheid te waarborgen. Dit helpt om alle benodigde stappen te doorlopen en voorkomt dat belangrijke zaken over het hoofd worden gezien.

Combineer met andere risicoanalyses
Sommige projecten vereisen naast een DPIA ook aanvullende risicoanalyses, zoals de Impact Assessment Mensenrechten & Algoritmes (IAMA) voor projecten met AI en algoritmes. Door deze te combineren met een DPIA, ontstaat een compleet beeld van de risico’s en benodigde maatregelen.

Conclusie

Een DPIA is niet alleen een wettelijke verplichting, maar vooral een nuttig hulpmiddel om privacyrisico’s binnen gemeenten structureel aan te pakken. Door privacy vanaf het begin van een project mee te nemen, voorkom je problemen in plaats van ze achteraf te moeten oplossen. Dit helpt bij het voorkomen van juridische complicaties, datalekken en klachten, én draagt bij aan efficiëntere en veiligere processen binnen de organisatie. Kortom, een goed uitgevoerde DPIA zorgt niet alleen voor naleving van de wet, maar ook voor betere dienstverlening. Burgers moeten kunnen vertrouwen op een veilige verwerking van hun gegevens, en dat begint bij een zorgvuldige aanpak binnen de gemeente.

Meer informatie?

Heb je na het lezen van deze blog vragen of hulp nodig op dit vlak? Of heb je interesse voor een interne workshop binnen de organisatie (met alle relevante stakeholders) over het uitvoeren van DPIA’s en hoe je deze structureel inzet? Laat ons dit dan weten en neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.