De maatregelen om verspreiding van het coronavirus te voorkomen kunnen de meesten inmiddels wel dromen. De lokale overheid werkt vanwege deze maatregelen massaal vanuit huis, maar dat is niet voor alle functies weggelegd. De maatregelen worden op termijn ook weer afgebouwd. Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers zowel thuis als op locatie veilig werken én veilig zijn? Zonder afbreuk te doen aan het fundamentele recht op privacy? Dat zijn de vragen die ik in deze blog ga behandelen.
Sommige werkzaamheden kunnen simpelweg niet vanuit huis vervuld worden en er zal een tijd komen waarin de maatregelen weer worden afgebouwd. Vanuit goed werkgeverschap wil je de medewerkers die op locatie werken uiteraard ook veilig houden voor het coronavirus. Het weren van medewerkers met klachten is door onderdeel van. Hoe pak je dat aan?
De facilitaire dienst van je organisatie kan veel doen voor de fysieke werkplekken en looproutes, zodat de medewerkers zich ook op kantoor aan de adviezen van het RIVM kunnen houden. Voor werkzaamheden die niet gebonden zijn aan een fysieke werkplek, zoals de groenvoorziening en de afvalverwerking, moet je het meer hebben van organisatorische instructies aan de medewerkers.
De algemene regel is dat als medewerkers ziek zijn je als werkgever niet mag vragen naar de aard of oorzaak van de ziekmelding. Als de medewerker uit zichzelf begint te vertellen over zijn ziekte, mag je dat nog steeds niet registreren. De Autoriteit Persoonsgegevens is vrij duidelijk over wat wel en niet mag. Een luisterend oor bieden kan wel, je hoeft gelukkig geen robot te zijn.
Het is fijn dat de Autoriteit Persoonsgegevens ook ziet dat de coronacrisis een uitzonderlijke situatie is. Ze zet de deur op een kier om het net even anders te doen dan gebruikelijk. Het registreren en uitvragen van het ziektebeeld is nog steeds alleen voor de arbodienst of (bedrijfs)arts weggelegd. Als werkgever mag je nu wel sneller werknemers naar huis sturen die klachten vertonen als:
Iedereen bij binnenkomst aan zijn voorhoofd voelen gaat te ver, maar met wat je hoort en ziet kom je een heel eind. Mijn advies is om dit wat breder te trekken en ook bezoekers te weren die verkoudheids- of griepverschijnselen vertonen. Leidinggevenden, receptiemedewerkers en portiers zijn wat mij betreft bij uitstek geschikt om extra alert te zijn op dergelijke klachten. Geef deze mensen goede instructies, laat zien dat je vertrouwen hebt in hun waarnemingen en geef ze de bevoegdheid om mensen weg te sturen.
Het ‘nieuwe werken’ heeft echt een boost gekregen door de coronamaatregelen. De ene organisatie had de thuiswerkomgeving al goed ingericht, de andere heeft met spoed nieuwe applicaties uitgerold om het thuiswerken makkelijker te maken. En zelfs de digibeten onder je collega’s lijken langzaamaan hun weg te vinden. Informatiebeveiliging en privacy staan hierbij helaas niet bij iedereen bovenaan het to-do-lijstje, maar dat is juist nu zo belangrijk. Er is veel materiaal te vinden wat je hierbij kan helpen:
De tips die je het meest ziet terugkomen:
Het gebruik van applicaties waarmee je kan videobellen is ook explosief gestegen. De meeste organisaties hebben deze functionaliteit (inmiddels) wel in huis. Als je wilt weten of je de juiste hebt gekozen of de beslissing nog moet nemen, dan heeft de Autoriteit Persoonsgegevens een keuzehulp voor je. De IBD heeft ook aardig wat voorwerk gedaan met een quickscan op videoconferencingtools.
Het beheersen van de ‘videobel-etiquette’ is een kunst op zich, daar speelt privacy ook een grote rol bij. De belangrijkste regels en tips voor medewerkers:
Of eigenlijk: maak het minder vervelend. Niet iedereen heeft thuis een fijne werkplek ingericht. Een groot deel van je kantoorinventaris staat te verstoffen, dus waarom laat je je medewerkers niet ophalen wat ze nodig hebben? Een goede stoel en een fijn scherm maken echt verschil. Er zijn organisaties die medewerkers een budget geven om zelf hun thuiskantoor van een upgrade te voorzien. Daar kan ook een noise cancelling koptelefoon van worden gekocht. Voor de kleinbehuisden handig om zich wat beter af te sluiten voor geluiden van huisgenoten, maar ook fijn voor als ze weer terug zijn in de kantoortuin.
Het sociale contact wat hoort bij werk valt voor een groot deel ook weg als mensen vanuit huis werken. Plan digitale koffiemomentjes of borrels waarbij het bespreken van de inhoud verboden is.
Wil je meer weten over wat wel en niet kan tijdens de coronacrisis? Of gewoon even sparren? Neem dan (vrijblijvend) contact met ons op.
Schrijf je in voor de cursus op 7 en 14 november 2023 op ons kantoor in Zwolle, of neem contact op om een in-house cursus in te plannen!
Copyright © 2014 - 2021 IB&P B.V.
algemene voorwaarden - privacyverklaring.
responsible disclosure - sitemap