Contractmanagement zorgt ervoor dat alle afspraken en verplichtingen in een zakelijk contract goed worden nageleefd en beheerd, vanaf het moment dat het contract wordt ondertekend tot aan het einde ervan. Contractmanagement speelt een belangrijke rol in het kader van informatiebeveiliging. Het is namelijk niet alleen een manier om zakelijke overeenkomsten te beheren; het vormt ook de basis voor een goede informatiebeveiligingsstrategie. Waarom dat zo is lees je in deze blog.

Download hier een pdf van deze blog

Contractmanagement en informatiebeveiliging

Contractmanagement is niet alleen maar saai papierwerk. Het zorgt er ook voor dat iedereen op de hoogte is van de regels zijn, zodat zij deze kunnen naleven als het gaat om informatiebeveiliging. Dit is ontzettend belangrijk, vooral wanneer je te maken hebt met externe leveranciers en dienstverleners. Gezien alle dreigingen en de ingewikkelde technologieën van tegenwoordig moet je hier serieus mee omgaan. In hoofdstuk 15 van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) wordt hier dan ook terecht aandacht aan besteed. De BIO beschrijft maatregelen die te maken hebben met het identificeren van risico’s, inclusief maatregelen gerelateerd aan externe partijen en overeenkomsten. Denk bijvoorbeeld aan de verwerkersovereenkomst die nodig is als een derde partij persoonsgegevens verwerkt. Binnen gemeenten worden contracten met externe partijen beheerd die al dan niet een beveiligingscomponent bevatten. Dit betekent dat de contractmanager, of iemand met een soortgelijke rol, te maken krijgt met beveiligingsmaatregelen in de contracten. Informatiebeveiliging is dus ook een kwaliteitsaspect dat de contractmanager of de proceseigenaar/lijnmanager in de gaten moet houden.

Het belang van een goed contractmanagementproces

Een goed contractmanagementproces zorgt ervoor dat iedereen, zowel binnen de organisatie als bij externe partijen, begrijpt wat er wordt verwacht op het gebied van informatiebeveiliging. Het is van cruciaal belang dat externe leveranciers en dienstverleners voortdurend de juiste maatregelen nemen om informatie te beveiligen en de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. Hierbij gaat het om specifieke zaken zoals het versleutelen van gegevens (encryptie), het beheren van toegangsrechten en het uitvoeren van regelmatige beveiligingsaudits. Door deze eisen in contracten op te nemen, creëer je een kader dat helpt om mogelijke beveiligingsrisico’s te voorkomen en snel te reageren wanneer er toch beveiligingsincidenten optreden. Omdat je al van tevoren hebt afgesproken wat er moet gebeuren, zorgt dit ervoor dat alle betrokken partijen goed zijn voorbereid om samen te werken als er iets misgaat. Dat verhoogt de veerkracht van een organisatie, en dat is in deze tijd waarin informatiebeveiliging steeds belangrijker wordt voor de algehele bedrijfsstrategie en -continuïteit, van grote waarde. Vanwege mijn ervaring bij verschillende gemeenten is het voor mij duidelijk geworden dat het contractmanagementproces bij veel gemeenten nog in de kinderschoenen staat. Daarom deel ik graag enkele handvatten om te helpen.

De basisprincipes van contractmanagement binnen informatiebeveiliging

Binnen alle leverancierscontracten en bijbehorende Service Level Agreements (SLA’s) moeten er duidelijke afspraken en verplichtingen op het gebied van informatiebeveiliging worden vastgelegd. Dit noemen we de informatiebeveiligingsparagraaf (of zelfs -hoofdstuk). Hierbij hanteren we de volgende uitgangspunten:

1. Identificatie en aanpak van beveiligingsrisico’s

Het begint met het identificeren en aanpakken van mogelijke beveiligingsrisico’s, vooral als het gaat om informatiebeveiliging. Dit proces begint met een grondige analyse van mogelijke risico’s, met name die gerelateerd zijn aan de betreffende externe leveranciers en dienstverleners. Bij het aangaan van nieuwe dienstverlening, zoals het gebruik van een nieuwe applicatie, is vaak ook een DPIA vereist vanuit het oogpunt van privacy. Op een vergelijkbare manier kun je ook nagaan welke risico’s er zijn met betrekking tot de beveiliging van informatie. Contracten spelen hierbij een cruciale rol omdat ze een raamwerk bieden voor het vaststellen van beveiligingseisen die de geïdentificeerde risico’s mogelijk mitigeren en de verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen helder maken. Het expliciet opnemen van duidelijke beveiligingseisen en -protocollen in contracten, zoals de naleving van specifieke beveiligingsstandaarden en het uitvoeren van audits, helpt organisaties hun blootstelling aan risico’s te verminderen. Een belangrijk onderdeel hiervan is de ‘due diligence’ die wordt uitgevoerd voordat contracten worden afgesloten. Hierbij worden niet alleen de huidige beveiligingsmaatregelen van potentiële partners beoordeeld, maar ook hun vermogen om toekomstige beveiligingsincidenten aan te pakken. Dit kan onderdeel zijn van bijvoorbeeld een pakketselectie waarbij meerdere leveranciers vergeleken worden. Dankzij deze evaluatie worden eventuele zwakke punten in de beveiligingsketen geïdentificeerd, en kunnen specifieke eisen en maatregelen in het contract worden opgenomen om deze risico’s aan te pakken.

2. Gegevensbeveiliging als kernprincipe

Integriteit, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid zijn de kernprincipes van informatiebeveiliging en spelen een belangrijke rol binnen contractmanagement. Deze principes moeten dan ook in contracten worden opgenomen om gegevens veilig te houden. Maar wat betekent dit eigenlijk?

• Integriteit: hier gaat het om ervoor zorgen dat gegevens altijd juist zijn en dat niemand ongeautoriseerde wijzigingen kan aanbrengen.
• Beschikbaarheid: dit zorgt ervoor dat informatie altijd beschikbaar is, zelfs als er technische problemen zijn. Hiervoor zijn goede plannen nodig voor als er iets misgaat, zoals een disaster recovery plan en bedrijfscontinuïteitsplannen.
• Vertrouwelijkheid: dit houdt in dat gevoelige informatie alleen toegankelijk is voor geautoriseerde personen, Dit wordt bereikt door strikte toegangscontroles en encryptie toe te passen, om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot vertrouwelijke gegevens.

3. Betrokkenheid en monitoring

Actieve betrokkenheid en monitoring zijn van groot belang bij contractmanagement, vooral als het gaat om informatiebeveiliging. Dit gaat verder dan alleen maar af en toe een contract bekijken, het gaat erom in contact te blijven met leveranciers en dienstverleners om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de juiste beveiligingsnormen en zich kunnen aanpassen aan nieuwe bedreigingen/ontwikkelingen. Hierbij hoort ook regelmatige communicatie over beveiligingskwesties, periodieke evaluaties van beveiligingsrapporten en gezamenlijke besprekingen over manieren om beveiligingsprocedures te verbeteren. Het monitoren kan gebeuren door middel van audits (al dan niet door de leverancier zelf), penetratietests en beoordelingen om potentiële kwetsbaarheden te vinden en inzichten te bieden voor toekomstige verbeteringen.

4. Versterking van het informatiebeveiligingsbeleid

Het versterken van het informatiebeveiligingsbeleid is een logisch gevolg van goed contractmanagement. Het draait namelijk niet alleen om juridische documenten, maar ook om slimme strategieën voor risicobeheer. Dit begint met het opnemen van beveiligingsregels in contracten met externe partijen. Alle betrokken partijen moeten begrijpen welke verantwoordelijkheden zij hebben om ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde normen voor informatiebeveiliging naleeft. Daarnaast moeten controles worden uitgevoerd om de naleving door externe partijen te waarborgen, wat bijdraagt aan continue verbetering van het informatiebeveiligingsbeleid. Onderkant formulier

Conclusie
Contractmanagement is integraal onderdeel van informatiebeveiliging, zoal ook opgenomen in de BIO 15.1. en 15.2. Het is niet alleen de verantwoordelijkheid van de inkoopafdeling om zich bezig te houden met contractmanagement, als Chief Information Security Officer (CISO) speel je ook een cruciale rol als het gaat om de afspraken rondom informatiebeveiliging. In de praktijk komt het vaak voor dat een leverancier wordt gecontracteerd zonder dat de CISO het contract heeft gecontroleerd op beveiligingskwesties. Dit kan leiden tot onaangename verrassingen achteraf, omdat het contract misschien niet voldoet aan de gewenste beveiligingsnormen binnen de gemeente. En dat is precies wat je wilt voorkomen.

Zorg er dus voor dat je actief betrokken bent bij het hele proces van contractmanagement, vanaf de risicoanalyse tot het monitoren van de naleving van contractuele afspraken. De proceseigenaar of lijnmanager (waar de dienst/applicatie wordt gebruikt) heeft hier ook een rol in. Op deze manier kun je de normen van de BIO handhaven en een sterke veiligheidscultuur bevorderen waarin informatiebeveiliging wordt gezien als een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dit vormt tevens de basis voor voortdurende verbetering en innovatie in een snel veranderende wereld op het gebied van informatiebeveiliging.

Download hier een pdf van deze blog met een aanvullende checklist voor een controle van een contract op informatiebeveiligingsaspecten.

Meer informatie of hulp nodig?
Heb je na het lezen van de blog vragen of hulp nodig binnen jouw gemeente op dit vlak? IB&P helpt je graag. Kijk op deze pagina om te zien wat IB&P voor jou kan betekenen of neem direct contact met ons op.