Business Continuïty Management (BCM) gaat over het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit. Met een goed geïmplementeerd BCM-systeem ben je als organisatie beter voorbereid, waardoor je sneller en effectiever kunt reageren op verstoringen. Hiermee zorg je ervoor dat de belangrijkste processen gewoon doorgaan, ongeacht wat er gebeurt. In deze blog bieden we een routekaart om BCM succesvol te implementeren in jouw organisatie.

Download hier een pdf van deze blog

BCM in het kort

Net zoals elke organisatie kan een gemeente te maken krijgen met calamiteiten die de continuïteit van de dienstverlening kan verstoren. Business Continuity Management (BCM), ook wel bekend als bedrijfscontinuïteitsbeheer, is daarom een term die je steeds vaker hoort binnen gemeenten. Wil je eerst weten wat BCM precies inhoudt? Lees dan onze vorige blog ‘De rol van de proceseigenaar bij BCM’ waarin we dit uitgebreid uitleggen. In deze blog gaan we specifiek in op de implementatie van het BCM-proces, met behulp van de BCM-routekaart als leidraad voor een succesvolle BCM-implementatie.

De BCM-routekaart

Je wilt aan de slag met BCM, maar waar begin je en hoe pak je het aan? Ervaring leert dat een succesvolle implementatie van BCM in de praktijk nog niet zo eenvoudig is. Daarom hebben we een BCM-routekaart opgesteld om je te helpen bij het nemen van de juiste stappen.  

Stap 1: Zorg voor een duidelijk BCM-beleid

Een duidelijk BCM-beleid vormt de basis voor een succesvolle BCM-implementatie. Dit beleid moet worden ondersteund door het hoger management om ervoor te zorgen dat het de benodigde aandacht en middelen krijgt. In het beleid leg je de scope en doelstellingen van het BCM-proces vast. Dit omvat onder andere het identificeren van kritieke bedrijfsprocessen die beschermd moeten worden en de specifieke doelstellingen die je met BCM wilt bereiken, zoals het adequaat reageren op verstoringen, het waarborgen van de continuïteit van de dienstverlening en het beschermen van de reputatie en financiële gevolgen voor de organisatie. Daarnaast beschrijft het beleid de verantwoordelijkheden van verschillende teamleden en afdelingen binnen de organisatie, zodat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt bij een calamiteit. Tip: Het aanstellen van een BCM-coördinator kan helpen bij het centraliseren van de verantwoordelijkheid en het coördineren van de BCM-activiteiten.

Stap 2: Ontwikkel een BCM-strategie

Na het vaststellen van het beleid is de volgende stap het ontwikkelen van een BCM-strategie. Dit omvat belangrijke onderdelen zoals het identificeren van kritieke bedrijfsprocessen, het beoordelen van risico’s en het bepalen van hersteldoelstellingen. Het eerste belangrijke onderdeel is het bepalen van welke bedrijfsprocessen cruciaal zijn voor de continuïteit van de dienstverlening. Dit kunnen processen zijn die direct invloed hebben op burgers, financiën of wettelijke verplichtingen. Door deze processen te identificeren, kun je prioriteiten stellen voor de belangrijkste werkprocessen die impact hebben op de dienstverlening van de gemeente. Een ander belangrijk onderdeel van je BCM-strategie is een risicoanalyse. Bij een risicoanalyse worden dreigingen en risico’s die de dienstverlening kunnen verstoren benoemd en in kaart gebracht, zoals natuurrampen, cyberaanvallen of technische storingen. Door deze risico’s te identificeren en te beoordelen, kun je passende maatregelen nemen om de impact te minimaliseren en eventuele workarounds te creëren. Lees voor meer informatie ook onze eerdere blogs ‘Inzicht in je risico’s: onmisbaar voor elke gemeente’ en ‘Risicoanalyse aan de hand van het MAPGOOD-model’.

Nog even een korte uitleg over de definities ‘dreiging’ en ‘risico’: Een dreiging ontstaat uit een ongewenst incident en kan schade veroorzaken aan een systeem of aan de organisatie. Dreigingen zijn vaak externe factoren waar je weinig tot geen controle over hebt, zoals cyberaanvallen, natuurrampen, concurrentie, en menselijke fouten. Een risico is de kans dat een dreiging daadwerkelijk schade zal veroorzaken en de impact die het heeft als het gebeurt.

Stap 3: Voer een Business Impact Analyse (BIA) uit

De volgende belangrijke stap in het BCM-proces is het uitvoeren van een Business Impact Analyse (BIA). Een BIA biedt inzicht in de bedrijfskritieke processen en onderscheidt deze van de niet-kritieke processen. Hierdoor wordt duidelijk wat de gemeente minimaal nodig heeft om na een calamiteit de bedrijfsactiviteiten (ofwel publieke taak) te kunnen voortzetten. In een BIA beschrijf je alle essentiële onderdelen, zoals applicaties, hardware, infrastructuur en mensen, die nodig zijn om na een calamiteit de kritische bedrijfsprocessen te herstarten. Ook bepaal je de maximale uitvalsduur en de minimale vereiste hersteltijd van het proces in de BIA. Deze informatie is erg belangrijk om prioriteiten te stellen en effectieve herstelstrategieën te ontwikkelen. Door snel en goed te reageren op bedreigingen, kan de impact ervan worden geminimaliseerd. Eerder heb ik een uitgebreide blog geschreven met daarin een stappenplan voor het uitvoeren van een BIA. Hierbij moet duidelijk zijn dat het opstellen van een BIA geen eenmalige activiteit is, maar dat deze bij veranderingen in het proces opnieuw moet worden herzien.

Stap 4: Ontwerp en implementeer een Business Continuity Plan (BCP)

Na het ontwikkelen van een BCM-strategie en het uitvoeren van een BIA, is de volgende stap het ontwerpen en implementeren van een Business Continuity Plan (BCP). Dit plan moet gedetailleerde actieplannen bevatten voor hoe de organisatie zal reageren in geval van een calamiteit. Deze actieplannen moeten duidelijke instructies bevatten voor de reactie op verschillende soorten calamiteiten, zoals wie verantwoordelijk is voor welke taken, welke stappen moeten worden ondernomen en welke middelen (incl. mensen) nodig zijn. Het is belangrijk dat deze plannen gedetailleerd maar wel praktisch zijn, zodat ze eenvoudig gevolgd kunnen worden tijdens een calamiteit.

Daarnaast moet het BCP duidelijke communicatiestrategieën bevatten om ervoor te zorgen dat alle relevante stakeholders, waaronder medewerkers, burgers en leveranciers, op de hoogte worden gehouden. Dit omvat het vaststellen van communicatiekanalen (zoals website, telefoon, e-mail, Facebook, Instagram, posters op de deuren van de ingang, persberichten et cetera), het benoemen van woordvoerders en het voorbereiden van standaardberichten. Effectieve communicatie is super belangrijk tijdens een crisis. Tot slot moet het BCP herstelprocedures bevatten waar dit van toepassing is. Deze procedures beschrijven de stappen die nodig zijn om kritieke bedrijfsprocessen te herstellen na een calamiteit, zoals het herstellen van IT-systemen, het opnieuw opstarten van productieprocessen en het herstellen van normale bedrijfsactiviteiten.

Stap 5: Zorg voor training en bewustwording

Je hebt nu een BCM-plan. Maar dit plan is alleen effectief als medewerkers ervan op de hoogte zijn en weten wat hun rol en verantwoordelijkheden zijn. Daarom is training en bewustwording van het personeel een belangrijk onderdeel van het BCM-proces. Elke medewerker moet begrijpen wat zijn rol is binnen het BCP en hoe te handelen bij een calamiteit om de impact te minimaliseren en de continuïteit te waarborgen. Regelmatig oefenen is hierbij belangrijk. Een goede BCM-training omvat niet alleen noodprocedures (zoals de verplichte BHV-oefeningen die worden uitgevoerd), maar ook zaken als communicatieafspraken, eventuele uitwijk en herstelstrategieën na een calamiteit.

Naast opleiding en oefenen is het ook belangrijk om een cultuur van bewustwording te creëren binnen de organisatie. Medewerkers moeten begrijpen waarom BCM belangrijk is en hoe hun acties kunnen bijdragen aan de continuïteit van de organisatie. Dit kan worden bereikt door regelmatige communicatie, bewustwordingscampagnes en betrokkenheid van het hoger management. Ook is het zinvol BCM-activiteiten mee te nemen binnen andere procedures zoals een Dataclassificatie of DPIA waarbij er ook mede gekeken kan worden naar de BIA. Zie hiervoor ook onze blog ‘Help! Een dataclassificatie, DPIA en een BIA?!’.

Stap 6: Test en evalueer regelmatig

Een BCM-plan is geen statisch document; het moet worden getest en beoordeeld om ervoor te zorgen dat het effectief blijft en aangepast wordt aan veranderende omstandigheden. Het jaarlijks testen van het BCP helpt om eventuele zwakke punten of tekortkomingen in het plan te identificeren. Dit kan variëren van oefeningen (bedrijfsbreed of afdelingsspecifiek) tot volledige simulaties van calamiteiten. Door het plan te testen, kun je de reacties van medewerkers evalueren en het plan indien nodig aanpassen. Naast testen is het belangrijk om het BCP regelmatig te beoordelen bij wijzigingen binnen de organisatie en bij te werken waar nodig. Veranderingen in de organisatie, zoals nieuwe bedrijfsprocessen, technologieën of externe dreigingen, kunnen van invloed zijn op de BIA en daarmee ook op het BCP. Door het plan regelmatig te herzien, kun je ervoor zorgen dat het up-to-date blijft en effectief is.

Een continu proces

Ook voor BCM geldt dat je na één iteratie nog niet klaar bent. Het is een continu en interactief proces dat voortdurend aandacht en inspanning vereist. Door een duidelijk BCM-beleid vast te stellen, een uitgebreide strategie te ontwikkelen, een gedetailleerd BCP te ontwerpen en implementeren, medewerkers te trainen én het plan regelmatig te testen en bij te werken, ben je niet alleen goed voorbereid op mogelijke calamiteiten, maar kan jouw organisatie ook beter en sneller reageren en herstellen na een calamiteit.

Meer informatie of hulp nodig?
Heb je na het lezen van de blog vragen of hulp nodig binnen jouw gemeente op dit vlak? IB&P helpt je graag. Kijk op deze pagina om te zien wat IB&P voor jou kan betekenen of neem direct contact met ons op.