Contractmanagement zorgt ervoor dat alle afspraken en verplichtingen in een zakelijk contract goed worden nageleefd en beheerd, vanaf het moment dat het contract wordt ondertekend tot het einde ervan. Onlangs schreef ik al een blog over contractmanagement en informatiebeveiliging, maar wat houdt contractmanagement eigenlijk in? En hoe kan je dit goed implementeren? Dat en meer lees je in deze blog.

Download hier een pdf van deze blog

Wat is contractmanagement?

Contractmanagement gaat simpelweg over het beheren van contracten gedurende hun levenscyclus, vanaf het moment van onderhandeling en ondertekening tot het beheer en de vernieuwing of beëindiging ervan. Het gaat om taken zoals onderhandelen, belangrijke data bijhouden, prestaties monitoren en evalueren en conflicten oplossen. Het doel? Zorgen dat contracten op tijd, binnen het budget en volgens de afspraken worden uitgevoerd, waarbij risico’s worden verminderd en efficiëntie wordt verbeterd. Zo zorg je ervoor dat alle partijen zich aan de afspraken houden en de doelen van het contract worden behaald. Tegelijkertijd zorg je ervoor dat de organisatie binnen de wettelijke kaders blijft en bescherm je de belangen van de organisatie.

Waarom is contractmanagement zo belangrijk?

Contractmanagement is niet alleen belangrijk voor IT-diensten, maar voor allerlei zakelijke samenwerkingen, zoals ketensamenwerkingen en afspraken met externe partijen. Het is belangrijk voor het onderhouden van relaties met leveranciers, partners, klanten en andere externe partijen. Als je als organisaties je contracten goed beheert, ervaar je gelijk voordelen:

• Kostenbeheersing: Als je contracten goed beheert, kun je de kosten van de organisatie beter beheersen. Je kunt bijvoorbeeld beter onderhandelen over de voorwaarden en prijzen van leveranciers, en contracten opzeggen als ze niet meer relevant zijn.
• Risicobeheersing: Door goed inzicht te hebben én houden in lopende contracten weet je aan welke voorwaarden de leverancier en jouw organisatie gebonden zijn. Hierdoor kun je beter sturen en loop je minder risico. Je kunt bijvoorbeeld contracten met hoge risico’s identificeren en de naleving van de voorwaarden van deze contracten monitoren.
• Waardecreatie: Door inzicht in contracten en goed leveranciersmanagement kun je de samenwerking met partners verbeteren en versterken. 
• Prestatiebeheer: Met contractmanagement kun je de prestaties van leveranciers en partners monitoren. Je kunt prestatie-indicatoren vaststellen en de prestaties van leveranciers en partners evalueren.
• Relatiebeheer: Contractmanagement helpt bij het onderhouden van goede relaties met leveranciers en andere partners. Dit zorgt voor een goede samenwerking en wederzijds vertrouwen.
• Compliance: Door het goed beheren van contracten kun je voldoen aan wet- en regelgeving en eventuele risico’s op het gebied van compliance identificeren en beheersen.

Uitdagingen rondom contracten

Het goed beheren van contracten lijkt misschien makkelijk, maar in de praktijk is dat niet altijd het geval. Organisaties staan voor veel uitdagingen als het gaat om contractmanagement. Als deze niet goed worden aangepakt, kan dit leiden tot financiële verliezen, minder efficiënt werken en slechtere relaties met leveranciers of samenwerkingspartijen. Bij gemeenten kom ik vaak de volgende uitdagingen tegen:

• Een gebrek aan overzicht en centrale opslag van contracten: Contracten worden niet op één plek bewaard en dat betekent dat belangrijke informatie of deadlines worden gemist.
• Onvoldoende controle op naleving van wet- en regelgeving: Sommige contracten zijn al heel oud en voldoen mogelijk niet meer aan de regels.
• Slechte onderhandelingen: Contracten worden soms automatisch verlengd zonder dat er wordt onderhandeld.
• Gebrek aan monitoring: Het is moeilijk om te controleren of leveranciers zich wel aan de contractvoorwaarden houden.
• Risico’s bij vernieuwen van contracten: Oude voorwaarden of veranderende omstandigheden kunnen problemen veroorzaken bij vernieuwingen.

Het proces van contractmanagement

Het proces van contractmanagement bestaat uit zes stappen die nodig zijn om contracten goed te beheren gedurende hun levenscyclus: het opstellen van het contract, de onderhandelingen, de goedkeuring van het contract, het uitvoeren ervan, het monitoren van de prestaties, en het vernieuwen of beëindigen van het contract.

1. Contract opstellen: Hier bepaal je wat je precies nodig hebt in het contract, zoals wat er moet gebeuren, hoe het geleverd wordt, en welke prestatiecriteria er zijn. Zelfs als het ‘standaard’ contract van de leverancier als basis wordt gebruikt, kunnen specifieke eisen of wensen worden toegevoegd, zoals de wijze waarop de criteria (bijvoorbeeld op het gebied van informatiebeveiliging en privacy) worden gemeten of gerapporteerd.
2. Onderhandeling: Je bespreekt en regelt de details en voorwaarden van het contract om ervoor te zorgen dat beide partijen tevreden zijn. Wanneer het om IT-dienstverlening gaat, moet ook gekeken worden naar de GIBIT-voorwaarden die van toepassing zijn.
3. Goedkeuring: Je zorgt voor de nodige goedkeuringen van alle betrokkenen binnen de organisatie voordat het contract wordt afgesloten. Ik zie in de praktijk dat soms een handtekening onder een contract wordt gezet zonder dat een inhoudelijk betrokken medewerker daadwerkelijk het eindcontract heeft doorgenomen.
4. Uitvoering: Je zorgt ervoor dat alle partijen doen wat ze hebben afgesproken in het contract.
5. Evaluatie: Je houdt de uitvoering van het contract in de gaten om te zien of de doelen worden gehaald en waar eventuele verbeteringen nodig zijn.
6. Wijzigingen en vernieuwingen: Je past het contract aan als dat nodig is en onderhandelt over vernieuwingen of beëindigingen op basis van hoe het gaat en wat er nodig is voor de organisatie.

Door elk van deze stappen goed te beheren, zorg je ervoor dat contracten worden nageleefd, risico’s worden beperkt en de relaties met leveranciers en partners worden onderhouden.

Hoe kan je contractmanagement implementeren?

Oké, je wilt aan de slag met contractmanagement, maar waar begin je? Het implementeren van contractmanagement brengt bepaalde acties met zich mee. Om goed van start te gaan, zijn deze tien stappen belangrijk:

1. Breng bestaande contracten en processen in kaart: Verzamel en documenteer alle lopende contracten en bijbehorende processen binnen de organisatie, inclusief wie erbij betrokken zijn.
2. Identificeer verbeterpunten: Analyseer de huidige contracten en processen en kijk waar verbeteringen mogelijk zijn, zoals het verminderen van inefficiënties, het verlagen van risico’s of het voldoen aan nalevingskwesties.
3. Stel een beleid voor contractbeheer op: Maak duidelijke richtlijnen en procedures over hoe je contracten gaat beheren en volgen, inclusief wie waar voor verantwoordelijk is en hoe goedkeuringen worden verkregen.
4. Wijs verantwoordelijkheden toe: Bepaal wie binnen de organisatie verantwoordelijk is voor verschillende aspecten van contractbeheer, zoals het beheren van specifieke contracten, het maken van rapporten en het zorgen voor naleving. Enkele mogelijke afdelingen die betrokken zijn bij contractmanagement zijn contractmanagers, projectmanagers, proceseigenaren, de inkoopafdeling, juridische zaken, financiën en IT.
5. Maak duidelijke processen voor elke fase van de contractcyclus: Definieer stap voor stap hoe je contracten beheert, vanaf het begin tot het einde, inclusief het vastleggen van contractdetails, vernieuwingen en wijzigingen.
6. Train de medewerkers: Zorg ervoor dat medewerkers die betrokken zijn bij contractmanagement de juiste training krijgen, zoals het begrijpen van contractvoorwaarden, onderhandelingsvaardigheden en het contractmanagement proces van de organisatie.
7. Creëer een centrale opslagplaats voor contracten en documentatie: Zet een georganiseerd systeem op waarin alle contracten veilig worden opgeslagen en makkelijk toegankelijk zijn, bijvoorbeeld met speciale contractmanagementsoftware of binnen het zaaksysteem. Ik zie in de praktijk ook dat systemen zoals TopDesk worden gebruikt voor het vastleggen van IT-contracten. Zorg er dan wel voor dat de juiste verantwoordelijken binnen de applicatie rechten hebben voor contractmanagement, aangezien dit niet altijd de IT-medewerkers zijn.
8. Monitor en rapporteer: Houd de uitvoering van contracten goed in de gaten en rapporteer over belangrijke indicatoren zoals naleving van contractvoorwaarden, leveranciersprestaties en budget.
9. Pas het proces aan op basis van feedback: Verzamel feedback van alle betrokkenen (denk hierbij aan gebruikers, functioneel beheerders, proceseigenaren) over het proces en gebruik die om verbeteringen aan te brengen.
10. Stimuleer interne bewustwording: Informeer medewerkers over het belang van goed contractbeheer en hun rol daarin, om een cultuur van contractbewustzijn te creëren.

Tot slot, een tip bij het invoeren van contractmanagement: begin klein. Je hoeft niet alles in één keer te doen. Begin met een paar belangrijke contracten en breid langzaam uit.

Download hier een pdf van de blog, aangevuld met een voorbeeld plan van aanpak voor het implementeren van contractmanagement.

Meer informatie of hulp nodig?

Heb je na het lezen van de blog vragen of hulp nodig binnen jouw gemeente op dit vlak? IB&P helpt je graag. Kijk op deze pagina om te zien wat IB&P voor jou kan betekenen of neem direct contact met ons op.