Het uitvoeren van een Business Impact Analyse (BIA) is een belangrijk onderdeel van Business Continuity Management (BCM). Met een BIA krijg je inzicht in de kritieke processen binnen je organisatie en bepaal je wat de mogelijke gevolgen zijn als er iets misgaat. Dit helpt jouw organisatie om te bepalen welke processen je als eerste weer opstart en hoe je de impact van verstoringen kunt minimaliseren. Maar wat is een BIA precies en hoe voer je deze uit? Dat lees je in deze blog.

Download hier een pdf van deze blog

Wat is een Business Impact Analyse (BIA)?

Een BIA geeft inzicht in welke processen bedrijfskritiek zijn en welke niet. Hierdoor wordt duidelijk wat de gemeente minimaal nodig heeft om na een calamiteit de belangrijkste bedrijfsactiviteiten (ofwel publieke taak) te kunnen voortzetten. Incidenten zoals brand, wateroverlast of stroomuitval in ruimten waar zich vitale ICT-voorzieningen bevinden kunnen grote gevolgen hebben voor de dienstverlening en de reputatie van de gemeente, maar ook voor de burgers. In een BIA beschrijf je alle essentiële onderdelen, zoals applicaties, hardware, infrastructuur en mensen, die nodig zijn om na een calamiteit de kritieke bedrijfsprocessen weer op te starten. Ook bepaal je de maximale uitvalsduur en de minimale vereiste hersteltijd van het proces in de BIA. Deze informatie is erg belangrijk om prioriteiten te stellen en effectieve herstelstrategieën te ontwikkelen. Door snel en goed te reageren op bedreigingen, kan de impact ervan worden geminimaliseerd.

Wat zijn kritieke processen?

Hoe lang kan de gemeente zonder een bepaald proces functioneren voordat het echt een probleem wordt? Volgens de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is een kritiek bedrijfsproces een proces dat essentieel is voor de organisatie om haar doelen te bereiken en haar verplichtingen na te komen. Verstoringen in deze processen kunnen ernstige gevolgen hebben voor de gemeente, haar burgers en andere belanghebbenden. Sommige taken van de gemeente zijn cruciaal voor burgers en kunnen grote gevolgen hebben als ze niet uitgevoerd kunnen worden. Natuurlijk verschilt dit per proces. Zo heeft bijvoorbeeld het aanvragen van Jeugdzorg of een paspoort een hogere prioriteit dan het betalen van de gemeentelijke belasting. De belangrijkste stap binnen een BIA is dus het bepalen van welke processen prioriteit krijgen in het geval van een calamiteit. Deze keuze maak je vooral op basis van de impact op de burger.

Stappenplan voor het uitvoeren van een BIA

Eerder hebben we al een uitgebreide blog geschreven over Business Continuïty Management (BCM). In deze blog gaan we verder in op hoe je een BIA uitvoert. Bij het uitvoeren van een BIA kijk je samen met de verantwoordelijken binnen de gemeente naar de mogelijke impact en schade bij het uitvallen van bepaalde processen en maak je inzichtelijk wat de gemeente minimaal moet doen om na een calamiteit door te kunnen gaan met de bedrijfsactiviteiten. Hierbij is het stappenplan als volgt:

Stap 1: Bepaal de stakeholders
Allereerst is het belangrijk om in kaart te brengen van welke stakeholders je input nodig hebt voor het uitvoeren van de BIA. Vaak is dit de proceseigenaar. Werk samen met de proceseigenaar om een team samen te stellen met medewerkers die de processen goed kennen en bepaal welke processen je als eerst gaat analyseren en wat de verwachte resultaten zijn. Lees ook onze eerdere blog ‘De rol van de proceseiganaar bij BCM’.

Stap 2: Bepaal de belangrijkste processen
Breng voor elk onderdeel van de gemeente in kaart welke processen cruciaal zijn voor het uitvoeren van de gemeentelijke dienstverlening. Gebruik de definitie van de VNG om te bepalen welke processen echt kritiek zijn. Je kunt ook het verwerkingsregister gebruiken, waarin belangrijke verwerkingen/processen in het kader van de AVG zijn opgenomen.

Stap 3: Verzamel gedetailleerde informatie.
Interview medewerkers van de afdeling en verzamel gedetailleerde informatie via vragenlijsten of workshops. Stel vragen over de belangrijkste uitkomsten van processen, afhankelijkheden, middelen, wetten en regels, de aard en mogelijke gevolgen van verstoringen, maximale uitvalsduur, impact op de burgers, herstelkosten et cetera.

Stap 4: Bepaal de impact
Analyseer de mogelijke gevolgen van verstoringen op kritieke processen. Kijk hierbij naar de impact op de dienstverlening en hoe afhankelijkheid andere processen zijn van dit proces. Bepaal welke processen als eerst moeten worden hersteld na een verstoring. Houd hierbij rekening met de hersteltijd, de middelen die je nodig hebt en de prioriteit op basis van de impact op de burger en de organisatie.

Stap 5: Maak een prioriteitenlijst
Gebruik de resultaten van de BIA om prioriteiten te stellen. Bepaal welke processen het eerst hersteld moeten worden in geval van een calamiteit. Maak een actieplan om de gevonden risico’s te verminderen en de continuïteit van kritieke processen te waarborgen. In dit plan beschrijf je scenario’s die zich kunnen voordoen en een workaround, een tijdelijke oplossing, als er een kritisch proces geraakt wordt. Presenteer de resultaten en de actieplannen aan het management.

Stap 6: Zorg voor training en bewustwording
Organiseer trainingen voor medewerkers waarin ze leren hoe ze risico’s kunnen herkennen en hoe ze moeten handelen bij een calamiteit.

Stap 7: Maak er een continu proces van
Het uitvoeren van een BIA is geen eenmalige activiteit. Bij veranderingen in processen moet de BIA opnieuw worden herzien en aangepast. Gebruik de resultaten van de BIA als basis voor de voortdurende verbetering van BCM-processen. Door regelmatige herziening en aanpassing van de BIA kun je als gemeente je weerbaarheid blijven versterken en je bedrijfscontinuïteit waarborgen.

Valkuilen bij het uitvoeren van een BIA

Het uitvoeren van een BIA kan een uitdagend proces zijn binnen de gemeente. Hieronder enkele veelvoorkomende valkuilen die je kunt tegenkomen gedurende het proces:

1. Gebrek aan betrokkenheid: Betrokkenheid is essentieel. Zorg ervoor dat alle relevante medewerkers en stakeholders betrokken zijn. Dit kan door regelmatig bijeenkomsten te organiseren en duidelijk te communiceren waarom hun input belangrijk is.
2. Onvolledige gegevens: Vaak is er een onvolledig beeld van de processen. Gebruik daarom meerdere methoden voor gegevensverzameling, zoals interviews, vragenlijsten en workshops. Valideer de verzamelde gegevens door deze te bespreken met verschillende medewerkers.
3. Gebrek aan eigenaarschap: Eigenaarschap is cruciaal. Wijs een duidelijke proceseigenaar aan voor elke fase van de BIA. Deze persoon moet verantwoordelijkheid nemen en bevoegdheden hebben om beslissingen te nemen.
4. Slechte communicatie: Goede communicatie is belangrijk. Zorg voor een open communicatiestructuur waarbij alle teamleden op de hoogte worden gehouden van de voortgang en bevindingen. Gebruik verschillende communicatiekanalen zoals e-mail, vergaderingen en interne platformen zoals Teams.
5. Over het hoofd zien van afhankelijkheden: Vaak zijn er afhankelijkheden tussen processen. Breng deze in kaart en houd rekening met de impact van verstoringen op gekoppelde processen.
6. Ontbreken van een actieplan: Zorg voor een concreet actieplan gebaseerd op de resultaten van de BIA. Dit plan moet worden goedgekeurd door het management en er moeten middelen worden toegewezen voor de uitvoering ervan. Dit is ook noodzakelijk om het proces te borgen in de organisatie middels een PDCA-cyclus.

Door bovenstaande valkuilen te herkennen en aan te pakken, kun je de effectiviteit van je BIA verbeteren en zorgen voor een betere bedrijfscontinuïteit binnen de gemeente.

Meer informatie of hulp nodig?

Heb je na het lezen van de blog vragen of hulp nodig binnen jouw gemeente op dit vlak? Wij, bij IB&P begrijpen de uitdagingen waarmee gemeenten en organisaties te maken hebben bij het uitvoeren van BIA’s. Daarom bieden wij diverse oplossingen, zoals:

• Uitvoeren van BIA’s: Wij kunnen BIA’s uitvoeren voor specifieke processen/afdelingen binnen jouw organisatie. Medewerkers kunnen ook meelopen voor een on-the-job training, zodat zij dit in de toekomst zelf kunnen doen. Uiteraard is IB&P ook beschikbaar om het BCM-project te begeleiden.
• Workshops: In onze eendaagse workshops begeleiden wij medewerkers van een specifieke kritiek proces door het hele BIA-proces. Hierdoor leert je team zelfstandig een BIA uit te voeren en vergroot het de kennis binnen je organisatie.
• Tweedaagse cursus: Voor diepgaandere training bieden wij een tweedaagse cursus. Tijdens deze cursus begeleiden wij medewerkers en stakeholders door het hele BCM-proces en bespreken we templates en procedures. Dit stelt jouw organisatie in staat om zelfstandig en effectief te starten met bedrijfscontinuïteit.

Meer weten? Neem direct contact met ons om te zien wat IB&P voor jou kan betekenen.