Als Privacy Officer kan het soms best een uitdaging zijn om je werk goed te doen. Alleen kennis en kunde van de AVG of Wpg is vaak niet genoeg. Om de privacydoelen van de gemeente te bereiken en een succesvolle Privacy Officer te zijn, moet je over een aantal essentiële basisvaardigheden beschikken. In deze blog leg ik uit aan welke vaardigheden je kunt denken.

Wat doet een Privacy Officer?

Voordat ik verder inga op de basisvaardigheden en hoe je deze in de praktijk kunt gebruiken, is het belangrijks om te weten wat een Privacy Officer precies doet?

‘Een Privacy Officer, vaak afgekort als PO, is de persoon die verantwoordelijk is voor het actualiseren en bewaken van het privacybeleid binnen de gemeente en het ondersteunen van de uitvoering. Als Privacy Officer ondersteun je het lijnmanagement bij het naleven van de privacywetgeving en zorg je ervoor dat persoonsgegevens van personeel of burgers goed worden beschermd.’ In onze eerdere blog ‘Functionaris Gegevensbescherming versus Privacy Officer – wie doet wat?’ lees je meer over wat deze rol precies inhoudt.

Sleutelrol

In een tijd waarin privacy en informatiebeveiliging essentiële onderwerpen zijn geworden, wordt de functie van de Privacy Officer steeds belangrijker. Als Privacy Officer heb je een cruciale rol bij het waarborgen van de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of Wet politiegegevens (Wpg) en het beschermen van persoonlijke informatie. Maar om echt succesvol te zijn in deze rol, is meer dan alleen inhoudelijke kennis van de wetgeving nodig. Zo moet je als Privacy Officer beschikken over bepaalde basisvaardigheden op het gebied van communicatie, samenwerking en het oplossen van problemen. Maar om welke vaardigheden gaat dit dan precies?

De basisvaardigheden

Hieronder worden tien basisvaardigheden beschreven waarover elke Privacy Officer moet beschikken. Deze vaardigheden zijn trouwens niet alleen van toepassing op Privacy Officers, maar ook relevant in vele andere functies, zoals de (Chief) Information Security Officers (C)ISO’s of de Functionaris Gegevensbescherming (FG).

Goede communicatieve vaardigheden

Het is belangrijk dat je als Privacy Officer goed kunt communiceren, zowel mondeling als schriftelijk. Dit helpt om stakeholders, zoals bestuurders en (lijn)managers, te overtuigen. Daarnaast moet je in staat zijn om complexe privacyonderwerpen begrijpelijk uit te leggen aan collega’s op alle niveaus van de organisatie. Denk aan het omzetten van juridische termen en technische details in duidelijke taal, zodat iedereen de waarde van gegevensbescherming begrijpt in de context van hun eigen werkzaamheden en bereid is bij te dragen aan de naleving van de AVG als onderdeel van hun proces.

Probleemoplossend vermogen

Of het nu gaat om het identificeren van mogelijke zwakke punten in gegevensverwerkingsprocessen of het reageren op datalekken, als Privacy Officer word je geconfronteerd met complexe situaties en diverse privacygerelateerde uitdagingen. Het vermogen om deze problemen snel en grondig te herkennen en te analyseren, en vervolgens op een doordachte en effectieve manier op te lossen, is daarom van essentieel belang. Dit vraagt om een sterk probleemoplossend vermogen.

Juridisch inzicht

Hoewel je als Privacy Officer geen advocaat hoeft te zijn, is kennis en inzicht in het juridisch jargon van gegevensbescherming en de AVG van onschatbare waarde. Je zult in staat moeten zijn om de wet te begrijpen en te vertalen naar praktische acties voor de diverse afdelingen binnen de gemeente. Dit omvat bijvoorbeeld ook het begrijpen van de vereisten met betrekking tot rechten van betrokkenen binnen verschillende contexten, meldingsplicht bij datalekken en de verantwoordelijkheden van gegevensverwerkers (denk hierbij aan relaties met externe leveranciers of gemeenschappelijke regelingen).

Ethisch en integer handelen

Als Privacy Officer heb je toegang tot gevoelige informatie en zul je te allen tijde op een ethische en integere manier moeten handelen. Dit houdt in dat je eerlijk, transparant en verantwoordelijk handelt, met inachtneming van zowel de wettelijke vereisten als ethische principes. Je moet ervoor zorgen dat er zorgvuldig met de informatie wordt omgegaan, je eigen belangen (of die van de organisatie) niet vooropstellen en altijd proberen om de privacy van individuen te beschermen binnen de kaders van de wetgeving.

Projectmanagementvaardigheden

Hoewel je als Privacy Officer geen projectleider bent, krijg je toch regelmatig projectmatig werk op je bordje. Het implementeren van de diverse onderdelen vanuit de AVG vereist namelijk vaak een projectmatige aanpak. Het is daarom belangrijk om over een bepaalde set (basis)projectmanagementvaardigheden te beschikken. In mijn eerdere blog ‘Projectmanagement voor informatiebeveiligings- en privacyprojecten’ laat ik je zien hoe je projectmatig te werk kunt gaan.

Samenwerken

Als Privacy Officer werk je nauw samen met verschillende afdelingen en (lijn)managers binnen de organisatie, waaronder IT, juridische zaken, HR, communicatie en vakinhoudelijke afdelingen zoals het Sociaal Domein, Handhaving en Vergunningen, om tot werkbare oplossingen in de praktijk te komen. Het is van essentieel belang om effectief te kunnen communiceren en samenwerken met deze teams. Zo moet je in staat zijn om privacykwesties te begrijpen vanuit het perspectief van de verschillende belanghebbenden en gezamenlijk tot werkbare oplossingen te komen.

Analytisch vermogen

Als Privacy Officer sta je ook aan de lat voor een vertaalslag van de wet- en regelgeving naar de praktijk. Het is daarom waardevol als je gegevens en processen goed kunt analyseren. Ook zul je in staat zijn om zwakke punten in de privacybescherming te herkennen en verbeteringen voor te stellen. Dit omvat het analyseren van gegevensstromen, het beoordelen van risico’s en het controleren van de naleving van de AVG.

Klantgerichtheid

Als Privacy Officer is het van belang dat je een evenwicht vinden tussen de belangen van de gemeente en die van de betrokkenen. Je moet de privacybehoeften van alle belanghebbenden, waaronder inwoners, medewerkers en ketenpartners centraal stellen in je denken, handelen en besluitvorming. Klantgerichtheid helpt je bij het nemen van beslissingen die de privacy en tevredenheid van alle betrokken partijen respecteren. Uiteraard zijn er binnen de gemeenten diverse wetgevingen waar verplicht persoonsgegevens voor verzameld moeten worden. Hierbij is het noodzakelijk om ook richting de burger uit te leggen wat er binnen de gemeente over de inwoners verwerkt wordt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het opstellen van een privacy statement voor op de website.

Flexibiliteit en aanpassingsvermogen

De omgeving waarbinnen gemeenten moeten opereren veranderd voortdurend. Denk bijvoorbeeld aan de implementatie van de verschillende wetgevingen of taken die de gemeente moet uitvoeren. Het is daarom belangrijk dat je je makkelijk kunt aanpassen aan veranderingen in de wetgeving, gemeentelijke taken en technologie. Het vermogen om snel nieuwe informatie te begrijpen en je aan te passen aan veranderende situaties, is van cruciaal belang. Ook moet je goed en snel kunnen schakelen binnen de organisatie.

Stressbestendigheid

Last but not least is stressbestendigheid van essentieel belang voor een Privacy Officer. Je kunt te maken krijgen met complexe situaties en druk als gevolg van mogelijke inbreuken of juridische kwesties. Het vermogen om in deze situaties kalm te blijven, snel te reageren en doelgericht te handelen, is daarom van groot belang voor het handhaven van de privacy-normen en het opbouwen en behouden van het vertrouwen van de burgers in de gemeente.

Ik hoop je met deze blog meer handvatten te hebben gegeven in hoe je als Privacy Officer deze belangrijke vaardigheden kunt toepassen in je werk. Het ontwikkelen en toepassen van deze vaardigheden draagt niet alleen bij aan je persoonlijke groei, maar ook aan je effectiviteit en zichtbaarheid als Privacy Officer. Veel succes!

Meer informatie of hulp nodig?
Heb je na het lezen van deze blog vragen of hulp nodig binnen jouw gemeente op dit vlak? IB&P helpt je graag. Laat ons dit dan weten en neem contact met ons op.