ICT en informatievoorziening worden steeds meer primaire functies, maar extra budget ontbreekt vaak, constateren Mark Huijben, Johan Posseth en Jeroen Wismans, managementadviseurs verbonden aan Vensters voor Bedrijfsvoering. Zij houden een pleidooi voor een beter gesprek over de bijdrage van ICT aan maatschappelijke opgaven.

In de afgelopen jaren hebben we gezien dat de opkomst van digitalisering en data waardevolle mogelijkheden bieden voor publieke organisaties. Van het slimmer vegen van de straat en scanauto’s voor parkeercontroles tot e-loketten. ICT en informatievoorziening verschuiven steeds meer van overhead- naar primaire functies: van het ondersteunen van ambtenaren naar het uitvoeren van taken en daarmee het bieden van maatschappelijke waarde. Gek genoeg moeten ICT-verantwoordelijken praten als Brugman voor extra budget. Een rondgang bij gemeenten leert dat de ICT-kosten onder een vergrootglas liggen. Het gesprek over het belang ervan ontaardt al snel in een Babylonische spraakverwarring. Er is behoefte aan een helder verhaal over de bijdrage van ICT aan maatschappelijke opgaven, onderbouwd met cijfers. In dit artikel bieden we hiervoor de ingrediënten.

Spagaat

‘Het is moeilijk de juiste woorden te vinden. Of het is niet concreet genoeg. En als ik het concreter maak, is het te technisch’, verzucht een CIO. We zitten met zeven hoofden ICT in een digitale leerbijeenkomst van Vensters voor Bedrijfsvoering. Nog enkele quotes om hun spagaat te illustreren:

• ‘De enorme veelzijdigheid van gemeenten speelt ons parten. Er zijn geen harde ijkpunten. Het gaat om de effectiviteit van dienstverlening, maar ook om de efficiency intern. Dus je hebt een batterij aan businesscases nodig om dat allemaal in beeld te brengen.’
• ‘We worden steeds vaker geconfronteerd met verwachtingen die burgers ook van bedrijven hebben, zoals banken en bol.com. Maar het gemeentelijk takenpakket is veel breder, terwijl we veel minder IT-budget hebben.’
• ‘ICT staat nog in de kinderschoenen: een e-formulier komt binnen in een black box, dan gaat een medewerker ermee aan de slag en gaat het er weer digitaal uit.’
• ‘ICT is niet belangrijk, totdat iets het niet doet. Dan moet het ineens gisteren geregeld zijn.’

Moeizaam onderscheid ICT en primair processen
De spraakverwarring ontstaat vooral doordat het onderscheid tussen ICT en primair processen vervaagt. ICT is integraal onderdeel van dienstverlening en bedrijfsvoering, wat de sturing erop bemoeilijkt. ‘Ons wordt gevraagd aan de business uit te leggen waarom we meer middelen nodig hebben, om iets te ondersteunen waar ze zelf om hebben gevraagd.’ De afweging tussen het met of zonder digitale middelen uitvoeren van een proces vereist partnerschap tussen ICT en de business. 

Deze versturen we 3-4x per jaar.