Skip to main content

Bewaren mail & de AVG

Weet jij hoelang je zakelijke mail mag bewaren onder de AVG? ICT-jurist Arnoud Engelfriet geeft je inzicht in de bewaartermijnen en het categoriseren van mail t.b.v. de AVG.

De AVG stelt als een van haar beginselen dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan nodig voor het doel waarvoor je ze inzet. Er is dus eigenlijk geen bewaarplicht maar een vernietigplicht-tenzij. Motiveer maar waarom deze mail nog niet door de shredder is, anders mag ie per direct alsnog weg.

De vraag hoe lang je een bepaalde soort persoonsgegevens nodig hebt, is niet in algemene zin te beantwoorden. Al helemaal niet bij mail. Sommige mails kunnen eigenlijk direct weg (“wat was je 06 ook weer”), andere mails wil je langer bewaren (“top werk dit, niets op aan te merken”) en weer andere mails móet je bewaren (“hierbij ga ik akkoord met uw offerte”).

Ik durf de stelling dan ook wel aan dat wie het heeft over “bewaartermijnen van e-mail” zijn zaakjes niet goed op orde heeft. E-mail is geen aparte categorie verwerkingen, het is een middel om persoonsgegevens te transporteren. Daar boven onderscheid je pas die categorieën: kattebelletjes, memo’s, informatieve berichten, formele dossiercorrespondentie, rechtshandelingen, verzin ze maar. En voor díe categorieën kun je bewaartermijnen (oké, wistermijnen) vaststellen.

Verder lezen bij de bron
IB&P

Lees ons boek

Gemeenten. Bewustzijn. Privacy.

Het handboek voor informatiebewustzijn bij de lokale overheid.

Nieuwsbrief

Deze versturen we 3-4x per jaar.

Recente blogs

Waarom privacy voelt als een last
Voor veel mensen voelt privacy als gedoe. Weer een DPIA, nog een formulier, een vinkje hier, een verwerkersovereenkomst daar. In deze blog kijken we waarom privacy in de praktijk vaak als een last voelt. Maar belangrijker nog: wat je kunt doen om het wél werkbaar te maken. Want ja, het is extra werk. Maar het hoeft geen blok aan je been te zijn.
Informatiebeveiliging vraagt om gedragsverandering
Gedrag verandert niet door kennisoverdracht alleen. Het draait om de dagelijkse keuzes die medewerkers maken. Goede informatiebeveiliging vraagt daarom om gedragsverandering, en uiteindelijk om een cultuurverandering binnen de organisatie.
Waarom interne audits voor privacy leiden tot verbeteringen
Privacy staat hoog op de agenda bij gemeenten. In deze blog leggen we uit waarom interne audits zo belangrijk zijn en hoe je ze praktisch kunt inrichten.

Meer recente berichten

Volkswagen krijgt berisping voor schendingen privacy in dieselschandaal
Verder lezen
Cybercrimegroepen zelf gehackt: reden tot juichen?
Verder lezen
AI in HR: 5 compliance-risicos en de tips voor verantwoord gebruik
Verder lezen
Gemeenten en Rijk gaan hetzelfde cloudbeleid volgen
Verder lezen
Facebook en Instagram gebruikten spionagetrucje op Android-smartphones
Verder lezen
Cyberburgemeesters: weerbaarheid tegen cyberaanval komt onder druk
Verder lezen
Bescherm persoonsgegevens agrariers in Woo
Verder lezen
Overheden roepen demissionaire minister op tot snelle lancering Nederlandse Digitaliseringsstrategie
Verder lezen
Hoe digitale vrijheid er in 2025 uitziet: van betalingen tot platforms
Verder lezen
EU-wetgevingsmonitor staat live
Verder lezen