Bewaren mail & de AVG
Weet jij hoelang je zakelijke mail mag bewaren onder de AVG? ICT-jurist Arnoud Engelfriet geeft je inzicht in de bewaartermijnen en het categoriseren van mail t.b.v. de AVG.
De AVG stelt als een van haar beginselen dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan nodig voor het doel waarvoor je ze inzet. Er is dus eigenlijk geen bewaarplicht maar een vernietigplicht-tenzij. Motiveer maar waarom deze mail nog niet door de shredder is, anders mag ie per direct alsnog weg.
De vraag hoe lang je een bepaalde soort persoonsgegevens nodig hebt, is niet in algemene zin te beantwoorden. Al helemaal niet bij mail. Sommige mails kunnen eigenlijk direct weg (“wat was je 06 ook weer”), andere mails wil je langer bewaren (“top werk dit, niets op aan te merken”) en weer andere mails móet je bewaren (“hierbij ga ik akkoord met uw offerte”).
Ik durf de stelling dan ook wel aan dat wie het heeft over “bewaartermijnen van e-mail” zijn zaakjes niet goed op orde heeft. E-mail is geen aparte categorie verwerkingen, het is een middel om persoonsgegevens te transporteren. Daar boven onderscheid je pas die categorieën: kattebelletjes, memo’s, informatieve berichten, formele dossiercorrespondentie, rechtshandelingen, verzin ze maar. En voor díe categorieën kun je bewaartermijnen (oké, wistermijnen) vaststellen.
Verder lezen bij de bronLees ons boek
Gemeenten. Bewustzijn. Privacy.
Nieuwsbrief
Deze versturen we 3-4x per jaar.
Recente blogs
Meer recente berichten
Belang van data ethiek en privacy in de digitale wereld | Verder lezen | |
Governance artikel in wetsvoorstel NIS2 geeft bestuurder te veel ruimte | Verder lezen | |
Cybersecurity vaak te laat in beeld: tips voor een fundamentele aanpak | Verder lezen | |
Britse toezichthouder roept publiek op om privacybeleid apps te lezen | Verder lezen | |
Ook AIVD kijkt kritisch naar AWS cloudverhuizingsplan van SIDN | Verder lezen | |
Nederlandse bedrijven richten zich op quick wins bij implementatie NIS2 | Verder lezen | |
Mogelijk steviger toezicht op cybersecurity gemeentelijke websites | Verder lezen | |
Slimme camera s geven ouderenzorg privacy | Verder lezen | |
Ook AIVD kijkt kritisch naar AWS cloudverhuizingsplan van SIDN | Verder lezen | |
Bestuurders moeten verantwoordelijkheid nemen voor cybersecurity | Verder lezen |