Skip to main content

Bewaren mail & de AVG

Weet jij hoelang je zakelijke mail mag bewaren onder de AVG? ICT-jurist Arnoud Engelfriet geeft je inzicht in de bewaartermijnen en het categoriseren van mail t.b.v. de AVG.

De AVG stelt als een van haar beginselen dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan nodig voor het doel waarvoor je ze inzet. Er is dus eigenlijk geen bewaarplicht maar een vernietigplicht-tenzij. Motiveer maar waarom deze mail nog niet door de shredder is, anders mag ie per direct alsnog weg.

De vraag hoe lang je een bepaalde soort persoonsgegevens nodig hebt, is niet in algemene zin te beantwoorden. Al helemaal niet bij mail. Sommige mails kunnen eigenlijk direct weg (“wat was je 06 ook weer”), andere mails wil je langer bewaren (“top werk dit, niets op aan te merken”) en weer andere mails móet je bewaren (“hierbij ga ik akkoord met uw offerte”).

Ik durf de stelling dan ook wel aan dat wie het heeft over “bewaartermijnen van e-mail” zijn zaakjes niet goed op orde heeft. E-mail is geen aparte categorie verwerkingen, het is een middel om persoonsgegevens te transporteren. Daar boven onderscheid je pas die categorieën: kattebelletjes, memo’s, informatieve berichten, formele dossiercorrespondentie, rechtshandelingen, verzin ze maar. En voor díe categorieën kun je bewaartermijnen (oké, wistermijnen) vaststellen.

Verder lezen bij de bron
IB&P

Lees ons boek

Gemeenten. Bewustzijn. Privacy.

Het handboek voor informatiebewustzijn bij de lokale overheid.

Nieuwsbrief

Deze versturen we 3-4x per jaar.

Recente blogs

De kracht van ambassadeurs
Hoe zorg je voor een informatieveilige omgeving en hoe maak je medewerkers bewust van hun belangrijke rol? Informatieveiligheidsambassadeurs kunnen hierin het verschil maken.
BCM-routekaart voor gemeenten
Met een goed geïmplementeerd BCM-systeem ben je als organisatie beter voorbereid, waardoor je sneller en effectiever kunt reageren op verstoringen.
Inzicht in je risico’s: onmisbaar voor elke gemeente
In de digitale wereld is het beschermen van informatie en het beheren van risico’s cruciaal, ook voor gemeenten. Waarom dit belangrijk is en hoe je dit aanpakt, lees je in deze blog.

Meer recente berichten

Printfout in 250 brieven van gemeente Alphen aan den Rijn veroorzaakt datalek persoonsgegevens
Verder lezen
Bedreigde advocaten mogen persoonsgegevens afschermen in Kadaster
Verder lezen
EU enquete: weinig aandacht voor cyberveiligheid bij bedrijven
Verder lezen
MKB verdeeld over voordelen van Europese cybersecuritywetgeving
Verder lezen
Nieuwe regels voor kredietregistratie schieten tekort
Verder lezen
Antwoord op prangende juridische vragen over gezichtsherkenning
Verder lezen
Ruim miljoen euro om scholen beter te beschermen tegen cyberaanvallen
Verder lezen
Nederland onderkent urgentie NIS2 onvoldoende
Verder lezen
Datalek persoonsgegevens via portal van Drents waterschap
Verder lezen
SOC analisten verliezen grip op cybersecurity door hoog aantal alerts
Verder lezen