Bewaren mail & de AVG

Weet jij hoelang je zakelijke mail mag bewaren onder de AVG? ICT-jurist Arnoud Engelfriet geeft je inzicht in de bewaartermijnen en het categoriseren van mail t.b.v. de AVG.
De AVG stelt als een van haar beginselen dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan nodig voor het doel waarvoor je ze inzet. Er is dus eigenlijk geen bewaarplicht maar een vernietigplicht-tenzij. Motiveer maar waarom deze mail nog niet door de shredder is, anders mag ie per direct alsnog weg.
De vraag hoe lang je een bepaalde soort persoonsgegevens nodig hebt, is niet in algemene zin te beantwoorden. Al helemaal niet bij mail. Sommige mails kunnen eigenlijk direct weg (“wat was je 06 ook weer”), andere mails wil je langer bewaren (“top werk dit, niets op aan te merken”) en weer andere mails móet je bewaren (“hierbij ga ik akkoord met uw offerte”).
Ik durf de stelling dan ook wel aan dat wie het heeft over “bewaartermijnen van e-mail” zijn zaakjes niet goed op orde heeft. E-mail is geen aparte categorie verwerkingen, het is een middel om persoonsgegevens te transporteren. Daar boven onderscheid je pas die categorieën: kattebelletjes, memo’s, informatieve berichten, formele dossiercorrespondentie, rechtshandelingen, verzin ze maar. En voor díe categorieën kun je bewaartermijnen (oké, wistermijnen) vaststellen.
Verder lezen bij de bron- Ambtenaren mogen AI tool DeepSeek niet gebruiken - 14 februari 2025
- Andere landen hebben NIS2 alleen op papier in orde - 14 februari 2025
- ACM slaat alarm en wil dat VWS leveranciers zorg ict aanpakt - 13 februari 2025
Lees ons boek

Gemeenten. Bewustzijn. Privacy.
Nieuwsbrief
Deze versturen we 3-4x per jaar.
Recente blogs
Meer recente berichten
Ambtenaren mogen AI tool DeepSeek niet gebruiken | Verder lezen | |
Andere landen hebben NIS2 alleen op papier in orde | Verder lezen | |
ACM slaat alarm en wil dat VWS leveranciers zorg ict aanpakt | Verder lezen | |
Slechts 2 procent van impactvolle overheidsalgoritmen transparant | Verder lezen | |
Inzageverzoeken vaak niet juist afgehandeld | Verder lezen | |
EU certificering cloudbeveiliging loopt verdere vertraging op | Verder lezen | |
Bijna negen op de tien bedrijven kreeg in 2024 te maken met aanvallen op hun netwerk | Verder lezen | |
Juristen wereldwijd: cybersecurity en privacy blijven groot thema | Verder lezen | |
De belangrijkste security trends van 2025 die iedere bestuurder in de gaten moet houden | Verder lezen | |
Dit is waarom NIS2 het moment is om uw storage oplossingen te herzien | Verder lezen |