Skip to main content

Bewaren mail & de AVG

Weet jij hoelang je zakelijke mail mag bewaren onder de AVG? ICT-jurist Arnoud Engelfriet geeft je inzicht in de bewaartermijnen en het categoriseren van mail t.b.v. de AVG.

De AVG stelt als een van haar beginselen dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan nodig voor het doel waarvoor je ze inzet. Er is dus eigenlijk geen bewaarplicht maar een vernietigplicht-tenzij. Motiveer maar waarom deze mail nog niet door de shredder is, anders mag ie per direct alsnog weg.

De vraag hoe lang je een bepaalde soort persoonsgegevens nodig hebt, is niet in algemene zin te beantwoorden. Al helemaal niet bij mail. Sommige mails kunnen eigenlijk direct weg (“wat was je 06 ook weer”), andere mails wil je langer bewaren (“top werk dit, niets op aan te merken”) en weer andere mails móet je bewaren (“hierbij ga ik akkoord met uw offerte”).

Ik durf de stelling dan ook wel aan dat wie het heeft over “bewaartermijnen van e-mail” zijn zaakjes niet goed op orde heeft. E-mail is geen aparte categorie verwerkingen, het is een middel om persoonsgegevens te transporteren. Daar boven onderscheid je pas die categorieën: kattebelletjes, memo’s, informatieve berichten, formele dossiercorrespondentie, rechtshandelingen, verzin ze maar. En voor díe categorieën kun je bewaartermijnen (oké, wistermijnen) vaststellen.

Verder lezen bij de bron
IB&P

Lees ons boek

Gemeenten. Bewustzijn. Privacy.

Het handboek voor informatiebewustzijn bij de lokale overheid.

Nieuwsbrief

Deze versturen we 3-4x per jaar.

Recente blogs

Waarom een DPIA onmisbaar is binnen gemeentelijke projecten
Vanuit de AVG en BIO moet je als gemeente allerlei (verplichte) maatregelen nemen. Zo moet je bij gegevensverwerkingen met een hoog privacyrisico een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitvoeren. In deze blog lees je wat een DPIA precies is en waarom deze zo belangrijk is voor gemeentelijke projecten.
In 5 stappen naar een succesvolle GAP-analyse van de BIO
: Een GAP-analyse geeft snel inzicht in hoeverre jouw gemeente voldoet aan de normen van de BIO. Het laat zien wat al goed geregeld is en waar nog verbeteringen nodig zijn. Maar hoe voer je een GAP-analyse effectief uit? In deze blog ontdek je het aan de hand van een praktisch stappenplan.
Wat is ethisch hacken en waarom is het belangrijk?
Stel je voor dat je een inbreker bent, maar dan eentje met goede bedoelingen. Je zoekt naar zwakke plekken in een huis om de eigenaar te waarschuwen, zodat hij ze kan repareren. Dat is precies wat ethical hackers doen, maar dan met computers en netwerken. In deze blog neem ik je mee in hun wereld.

Meer recente berichten

Ambtenaren mogen AI tool DeepSeek niet gebruiken
Verder lezen
Andere landen hebben NIS2 alleen op papier in orde
Verder lezen
ACM slaat alarm en wil dat VWS leveranciers zorg ict aanpakt
Verder lezen
Slechts 2 procent van impactvolle overheidsalgoritmen transparant
Verder lezen
Inzageverzoeken vaak niet juist afgehandeld
Verder lezen
EU certificering cloudbeveiliging loopt verdere vertraging op
Verder lezen
Bijna negen op de tien bedrijven kreeg in 2024 te maken met aanvallen op hun netwerk
Verder lezen
Juristen wereldwijd: cybersecurity en privacy blijven groot thema
Verder lezen
De belangrijkste security trends van 2025 die iedere bestuurder in de gaten moet houden
Verder lezen
Dit is waarom NIS2 het moment is om uw storage oplossingen te herzien
Verder lezen