Welke zorgplicht heb ik, wanneer mijn klant medische gegevens wil mailen?

De kern van de vraag is of e-mail wel een veilig medium is voor het transporteren van medische persoonsgegevens. De AVG stelt hoge eisen aan de beveiliging, en e-mail is natuurlijk niet inherent voorzien van de hoogste beveiliging. Het kan, maar je moet er wel je best voor doen. Denk aan situaties waarin de mailserver binnen hetzelfde domein draait als de website met het formulier, als die omgeving als geheel veilig is dan is natuurlijk dat mailtje ook beveiligd.

Vaak zie je echter dat men een oplossing inzet die voor ‘gewone’ bevestigingsmails (aanvraag offerte, inschrijving nieuwsbrief et cetera) gebruikt. De inhoud van het formulier wordt in een mailtje geplakt en via een standaardfunctie van je websitesoftware verstuurd. Ik zou dat een risico vinden, en daar dus aandringen op end-to-end encryptie of een gespecialiseerde oplossing. Een simpel alternatief kan zijn dat de medewerker een mailtje krijgt met een link naar de informatie, en dan moet inloggen op de backend van de website om de informatie te zien.

Specifiek bij de kopie naar de klant kan het anders liggen. Je kunt dan zeggen, de zorgvrager verzoekt met dat vinkje zelf om de kopie, en daarmee valt het versturen buiten de verantwoordelijkheid van de zorgaanbieder. Dan is er dus niets aan de hand. Alleen: weet de zorgvrager wel wat z/hij vraagt met dat vinkje, of gaat die er vanuit dat de zorgaanbieder het veilig ingeregeld heeft? Dat laatste lijkt mij vrij waarschijnlijk. Bovendien ontkom je niet aan het feit dat de zorgaanbieder toch een en ander doet met die persoonsgegevens – en wel in opdracht, dus als verwerker namens de zorgvrager. En dan blijf je zitten met de beveiligingseisen.

Deze versturen we 3-4x per jaar.