Wie kent het niet: een drukke dag, nog even snel een mailtje opstellen, bijlage erbij en klik op Verzenden. Een vergissing is snel gemaakt, zo merkt een school van de stichting Comprix. Een medewerker stuurde per ongeluk een e mail met vertrouwelijke informatie over een leerling naar de verkeerde ouders. Hoe pak je dit aan? Bastiaan Kooij, verantwoordelijk voor ICT: Wees open naar de betrokkenen en vooral: hou digitale veiligheid hoog op de agenda.

Een klein incident in het e mailverkeer kan vervelende gevolgen hebben voor de betrokkenen. Bastiaan Kooij, beleidsmedewerker ICT bij stichting Comprix die 35 openbare basisscholen in Friesland vertegenwoordigt, is zich er goed van bewust. Het ging in ons geval om een medewerker die per ongeluk een mail met vertrouwelijke informatie over een leerling naar de verkeerde ouders stuurde. Toevallig hadden zij ook een kind met die naam. 

Je zakt door de grond 

Deze ouders belden de school dat zij een mail hadden ontvangen die niet voor hen bestemd was. Wat doe je in zo n geval? Kooij: Natuurlijk heel fijn dat zij dit doorgaven. Ze hebben de mail vernietigd. Maar als medewerker zak je natuurlijk door de grond. 

De scholenstichting heeft een protocol Informatiebeveiligingsincidenten en datalekken waarin staat welke stappen genomen moeten worden als er iets misgaat. In dit geval belde de directeur van de school in kwestie naar de ouders van de leerling om te vertellen dat een mail over hun kind naar de verkeerde ouders was gestuurd.  

Autoriteit Persoonsgegevens 

Zij hadden begrip voor de menselijke fout en maakten er geen punt van. De directeur meldde het incident bij het schoolbestuur via een formulier op SharePoint. Ook vanuit het bestuur is contact gezocht met de ouders om excuses te maken. Verder hebben we een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens gedaan, legt Kooij uit.

Deze versturen we 3-4x per jaar.