Er komt een nieuwe Archiefwet en dus doet je organisatie er goed aan om alvast voorbereidingen te treffen. De voorgenomen halvering van de overbrengingstermijn is namelijk 10 jaar, ten opzichte van de huidige 20 jaar. In dit artikel lees je meer over de Archiefwet en het belang van een goed Archief t.b.v. transparantie.

De overheid digitaliseert in hoog tempo. Papieren archieven worden niet of nauwelijks nog gevormd. Dat maakt het volgens minister Arie Slob (Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media) ‘des te urgenter’ dat digitale overheidsinformatie ‘duurzaam toegankelijk, vindbaar, juist, volledig en betrouwbaar’ wordt bewaard. De uit 1995 daterende Archiefwet is daarom toe aan modernisering. De meest in het oog springende verandering is de beoogde halvering van de termijn voor overbrenging van twintig naar tien jaar. Blijvend te bewaren overheidsinformatie bereikt daardoor eerder de openbare archiefbewaarplaatsen.

Grote veranderingen in de wettelijke voorschriften voor archiefvormen zitten niet in de pen. De Archiefwet heeft immers al een zorgplicht en die zal blijven bestaan: bescheiden moeten in goede geordende en toegankelijke staat worden bewaard. Dat is een open norm: ‘maak er geen rommel van’, dicteert de norm in algemene zin. Concreet: geef aan wat je bewaart en wat je vernietigt. Met verkorting van de overbrengingstermijn is het dus zaak daar eerder naar kijken. Een geruststelling voor organisaties die nog wat weg te werken hebben, is wellicht dat de minister niet van plan is de halvering van de overbrengingstermijn met terugwerkende kracht te laten ingaan. Er is geen inhaalslag nodig. De wet staat nu een uitlooptermijn toe van tien jaar, dat zal naar verwachting zo blijven. Dus formeel gezien is er tien jaar tijd om te bewaren archieven klaar te maken voor overbrenging.

Deze versturen we 3-4x per jaar.