De provincie Noord-Holland stelt dienstauto’s ter beschikking aan haar personeel en heeft voor de rittenregistratie een specifiek privacyprotocol opgesteld. Een mooi voorbeeld voor als je zelf ook een dergelijk stuk wilt opstellen.

Besluit van Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland houdende regels omtrent rittenregistratie (Privacyprotocol ritregistratie Noord-Holland 2019)

Gedeputeerde Staten van Noord-Holland;

Overwegende dat de provincie Noord-Holland aan haar personeelsleden dienstauto’s ter beschikking stelt om hun functie uit te oefenen;

Overwegende dat de dienstauto’s, waaronder ook begrepen poolauto’s en huurauto’s, die ter beschikking worden gesteld door personeelsleden alleen zakelijk gebruikt mogen worden;

Overwegende dat ingevolge artikel 13bis van de Wet op de loonbelasting 1964 de provincie Noord-Holland dient aan te tonen dat met de dienstauto niet privé wordt gereden om een bijtelling op het inkomen van het personeelslid te voorkomen;

Overwegende dat een ritregistratie noodzakelijk is, evenals controle daarvan;

Overwegende dat het gewenst is een specifiek Privacyprotocol vast te stellen waarin regels zijn opgenomen voor de gerelateerde verwerking van persoonsgegevens, te werken het vastleggen, monitoren en controleren van het gebruik van dienstauto’s;

Gelet op de Algemene Verordening Gegevensbescherming, nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (AVG);

Gelet op de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming;

Besluiten vast te stellen:

Privacyprotocol ritregistratie Noord-Holland 2019

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit protocol wordt verstaan onder:

a. Adviseur bedrijfsondersteuning: de adviseur bedrijfsondersteuning van de sector Facility Management, directie Concernzaken;

b. Algemeen privacyreglement: het Algemeen privacyreglement persoonsgegevens van personeelsleden Noord-Holland 2018;

c. AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming, nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens;

d. Database van de leasemaatschappij: een geautomatiseerd systeem van de leasemaatschappij, dat de in artikel 3, tweede lid, genoemde gegevens registreert.

e. Dienstauto: de overkoepelende term voor een tot het wagenpark behorende auto bij de Provincie;

f. Directeur: de directeur van het betrokken personeelslid;

g. FG: de functionaris gegevensbescherming zoals genoemd in de AVG;

h. Leidinggevende: de formeel leidinggevende van het betrokken personeelslid;

i. Personeelslid: de persoon in dienst van de Provincie of de persoon die werkzaam is bij de Provincie of voor de Provincie werkzaam is geweest;

j. Persoonsgegevens: alle gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd;

k. Poolauto: een dienstauto die ter beschikking wordt gesteld door de Provincie en door meer Personeelsleden kan worden gebruikt voor incidentele dienstreizen.

l. Protocol: het Privacyprotocol ritregistratie Noord-Holland 2019;

m. Provincie: de Provincie Noord-Holland;

n. Reserveringssysteem van de leasemaatschappij: een geautomatiseerd reserveringssysteem, dat de in artikel 3, tweede en derde lid, genoemde gegevens registreert;

o. Ritregistratiesysteem: een geautomatiseerd systeem, dat de in artikel 3, eerste lid, genoemde gegevens registreert;

p. Verwerking van Persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens, zoals bijvoorbeeld het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, of aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;

q. Wet LB: Wet op de loonbelasting 1964.

Artikel 2 Reikwijdte en doel

1. Dit protocol is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van personeelsleden van de Provincie bij het vastleggen, monitoren en controleren van het zakelijk gebruik van de dienstauto. Hierbij zijn betrokken: de database van de leasemaatschappij, het ritregistratiesysteem, het reserveringssysteem, de koppeling daartussen en, indien noodzakelijk, aanvullende verificatie en controle van zakelijk gebruik.

2. Het primaire doel is om conform artikel 13bis, derde lid, Wet LB te kunnen aantonen dat de dienstauto uitsluitend zakelijk wordt gebruikt.

3. Aanvullend en indien nodig zet de Provincie de daarmee gemoeide gegevensverwerking ook in om naleving van het aan personeelsleden opgelegde verbod op privégebruik van de dienstauto te controleren, te handhaven en tegen schending van het verbod op te treden.

4. Om naleving van zakelijk gebruik te kunnen aantonen is de dienstauto, die geschikt is voor privégebruik, voorzien van een ritregistratiesysteem.

5. Voor het gebruik van de Poolauto’s is een reserveringssysteem in gebruik, dat informatie bevat over wie, wanneer en waarvoor een auto ter beschikking heeft gekregen.

6. De koppeling van de gegevens uit het reserveringssysteem met de gegevens uit het ritregistratiesysteem is noodzakelijk vanwege bovengenoemde doeleinden. De koppeling vindt uitsluitend voor die doeleinden plaats.

Deze versturen we 3-4x per jaar.