Zoom heeft zijn privacybeleid aangescherpt en geactualiseerd voor zakelijke en educatieve klanten in Nederland en de bredere Europese Economische Regio, EER. Dit is het resultaat van jarenlange nauwe samenwerking met SURF, ict cooperatie van Nederlandse onderwijs en onderzoeksinstellingen. Ook zijn belangrijke privacy en securitymaatregelen geimplementeerd. Zoom komt hiermee de afspraken na die in de DPIA van 2022 zijn overeengekomen.

Lynn Haaland, Chief Privacy Officer bij Zoom: De samenwerking met SURF heeft echt geholpen bij het verfijnen en valideren van ons beleid en onze functies rondom datalokalisatie in Europa, en deze zijn nu beschikbaar voor al onze zakelijke en educatieve klanten. SURF is internationaal bekend om zijn robuuste aanpak in de samenwerking met techbedrijven. Daarom zijn we zo blij dat we het vertrouwen van SURF hebben gewonnen. Deze verbeteringen onderstrepen onze voortdurende inzet voor onze klanten in de gehele EER. 

Als gevolg van de geupdatete DPIA heeft Zoom aanzienlijke vooruitgang geboekt in de overeenstemming met de EU privacystandaarden. Zoom kiest daarbij voor een proactieve aanpak gebaseerd op privacy by design en privacy by default. Enkele van de genomen maatregelen zijn: 

• De hoeveelheid persoonsgegevens die uitsluitend in de EU worden verwerkt is sterk vergroot: hoewel de samenwerking in eerste instantie focuste op Nederlandse klanten, kunnen Zooms zakelijke en educatieve klanten in de gehele EER inmiddels profiteren van deze verbetering. 
• Gebruiksvriendelijke tools voor dataverzoeken: door de introductie van een nieuw portaal in 2023 kunnen beheerders met een selfservicetool toegang vragen tot persoonsgegevens. Eind 2024 kunnen ook eindgebruikers zelf direct een inzageverzoek, DSAR, indienen. Het antwoord op een inzageverzoek wordt in een duidelijker format weergegeven. Denk bijvoorbeeld aan een goede beschrijving van ieder bestand en een voor de gebruiker duidelijke ordening. Met deze intuitieve tool vergroot Zoom niet alleen de controle van gebruikers over hun gegevens, maar bevordert het ook de transparantie en verantwoording. 
• Meer duidelijkheid over het bewaren en verwerken van gegevens: door inzicht te geven in de bewaartermijnen van gegevens zet Zoom transparantie voorop. Zoom stelt gebruikers in staat beter te begrijpen hoe hun gegevens worden beheerd en beschermd door deze informatie te stroomlijnen. 
• Specificatie van de rol van Zoom en haar subverwerkers: door verwerkingsactiviteiten in de DPA te definieren, heeft Zoom zijn rol als gegevensverwerker of gegevensbeheerder verduidelijkt. Zoom eist van alle subverwerkers en hun subverwerkers dat zij voldoen aan de contractuele verplichtingen conform de dataverwerkingsovereenkomst, DPA, inclusief de standaard contractclausules, SCC s, voor verdere en internationale doorgifte. 

Deze versturen we 3-4x per jaar.