Berichten die zijn uitgewisseld met Copilot zijn niet anders dan mails, appjes, brieven of nota s.

Door de opmars van kunstmatige intelligentie komt een nieuwe archiefvraag op tafel: moeten ambtenaren hun interacties met AI-tools zoals Microsoft Copilot bewaren? E-mails en sms’jes vallen inmiddels onomstreden onder de Archiefwet. In hoeverre geldt dit ook voor ‘gesprekken’ met bijvoorbeeld Copilot? Advocaat Cornelis van der Sluis van SluisWest Advocaten waarschuwt dat overheden dit niet te lichtzinnig moeten opvatten.

Van der Sluis is als kennismanager bij het Nederlands Kenniscentrum Open Overheid gespecialiseerd in de Open Overheid. Bij de vraag over het archiveren van Copilot-gesprekken denkt hij al snel terug aan de affaire rondom de verwijderde sms’jes van oud-premier Mark Rutte. Uit rapporten van de Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) en de Rijksinspectie bleek destijds dat niet zozeer de technologie, maar vooral de inhoud van berichten bepalend is. ‘Toen werd duidelijk dat als je er niets over regelt, je niet de vrijheid hebt naar eigen inzicht gegevens te bewaren of te verwijderen.’

Overheden stellen zelf een selectielijst op basis van de Archiefwet. Daarin staat onder meer welke berichten wel en niet bewaard moeten worden en wanneer ze moeten worden overgedragen naar een blijvende bewaarplaats of vernietigd. Van der Sluis: ‘In de regel bepaalt met name de inhoud van de gegevensdrager of informatie bewaard moet blijven of niet. Berichten die zijn uitgewisseld met Copilot zijn dus niet anders dan mails, appjes, brieven of nota’s.’

Technologie is secundair

Volgens Van der Sluis gelden dus dezelfde archiefregels voor AI-gegenereerde teksten of suggesties van chatbots: het maakt juridisch niet uit of de communicatie plaatsvindt tussen ambtenaren onderling of met een digitale tool. De gebruikte technologie is secundair, bevestigt Van der Sluis. Een concepttekst die door Copilot is aangedragen kan dus net zo goed archiefwaardig zijn als een e-mailwisseling tussen ambtenaren.

Berichten van AI-tools negeren voor de Archiefwet is in elk geval geen optie, stelt Van der Sluis. Op dit moment zit het gebruik van Copilot door ambtenaren vermoedelijk vooral in tekstvoorstellen en kleine redactieslagen. In hoeverre is het aanbrengen van tekstuele verbeteringen archiefwaardig? Van der Sluis denkt dat regelmatig voorkomt: ‘Teksten verbeteren is onderdeel van het besluitvormingsproces, of in ieder geval van de voorbereiding daarvan. De teksten die ambtenaren naar elkaar sturen voor kleine verbeteringen kunnen ook archiefplichtig zijn en zijn in elk geval relevant in het kader van de Woo.’

Deze versturen we 3-4x per jaar.