De provincie volgt aanbevelingen op het gebied van informatiemanagement meestal wel op, maar neemt daar vaak ruim de tijd voor.

Het opvolgen van aanbevelingen kost tijd. Met die wetenschap in het achterhoofd besloot de Rekenkamer Oost-Nederland het lerend vermogen van de provincie Gelderland over tien jaar in beeld te brengen. Hoe goed blijkt de provincie dan in staat om aanbevelingen op het gebied van informatiemanagement op te volgen? Of het nu gaat om de Wet open overheid (Woo), informatiebeveiliging of om privacyvraagstukken, uiteindelijk wordt er wel wat met de aanbevelingen gedaan. Al duurt het soms lang.

Het was best even graven in dossiers, het archief én geheugens, schrijft de rekenkamer, om alle stukken uit de onderzoeksperiode (2015-2025) boven maar water te krijgen. Maar door de lange onderzoeksperiode zie je bijvoorbeeld dat sommige aanbevelingen jaar na jaar terugkeren, wat erop wijst dat de opvolging nogal eens op zich laat wachten. Dat gold met name voor de thema’s archivering en privacy. Je ziet ook dat er uiteindelijk meestal wél iets wordt gedaan met aanbevelingen uit toezicht, audits en onderzoeken. Zo werden aanbevelingen over informatieveiligheid en over openbaarheid van informatie vrijwel geheel opgevolgd.

Gebrek aan prioriteit, bewustzijn en borging

Onderwerp van het onderzoek was de informatiehuishouding van de provincie en dan met name de vraag in hoeverre de Gedeputeerde Staten aanbevelingen uit toezicht, audits en onderzoeken in het informatiedomein hebben doorgevoerd. En zo niet, waarom niet? Uit het onderzoek blijkt dat Gelderland de aanbevelingen grotendeels opvolgde. Waar dat niet of laat gebeurde, kwam dat door een gebrek aan prioriteit, bewustzijn en borging, schrijft de rekenkamer.

Dat gold onder meer voor de Provinciale Staten, dat zich niet voldoende bewust was van bepaalde problemen, waardoor het wel heel lastig werd om de controlerende rol uit te oefenen. Dit was bij archivering en privacy het geval. Zo was het beeld dat de Gedeputeerde Staten schetsten in de begroting van 2025 rooskleuriger dan wat de functionaris gegevensbescherming (FG) constateerde – maar ja, de Provinciale Staten ontvingen geen verslagen van de FG, dus dat bleef onbekend. Ook ontvingen de Provinciale Staten nauwelijks informatie over archivering.

Deze versturen we 3-4x per jaar.