Het Utrechts Archief staat bij velen voornamelijk bekend om haar exposities en rondleidingen, maar ook toezicht houden hoort hierbij. Kaj van Vliet en Joost van Koutrik vertelden aan Toezine over hun rol als toezichthouder op het informatiebeheer van tien lokale organisaties.

Wat houdt het toezicht op archieven in?

Van Vliet: “Overheden produceren continu nieuwe informatie. Denk aan verordeningen of notulen van raadsvergaderingen. Wij zien erop toe dat daar op de juiste manier mee wordt omgesprongen. De regels staan in de Archiefwet 1995 beschreven. We leggen praktijksituaties naast die wet. Hoe lang moet deze informatie worden bewaard? Gaat een organisatie op een zinnige en efficiënte manier om met privacy en de beveiliging van informatie?”

Hoe vindt het toezicht plaats?

Van Vliet: “De basis is een integrale nulmeting. Daarbij lichten we een hele organisatie door op rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het informatiebeheer. Daarnaast voeren we bijvoorbeeld thema-inspecties en follow-ups uit. Bij een thema-inspectie onderzoeken we het informatiebeheer binnen een specifiek onderwerp, zoals een ICT-applicatie. Een follow-up vindt plaats na een nulmeting of thema-inspectie. Hoe heeft een organisatie onze aanbevelingen opgevolgd?”

Deze versturen we 3-4x per jaar.