Nieuwe DPIA’s zakelijke Microsoft Office en Windows

In opdracht van het Ministerie van Justitie en Veiligheid heeft Privacy Company onderzoek gedaan naar de privacyrisico’s van Microsoft Windows 10 Enterprise, Office 365 ProPlus en Office Online + de mobiele Office apps. Met toestemming van het Ministerie publiceren zij twee blogs over hun bevindingen, deze lange blog en een korte blog.

Voor vragen over het onderzoek kunt u zich wenden tot SLM Microsoft Rijk (Strategisch Leveranciersmanagement Microsoft Rijk), bereikbaar via perswoordvoering van het ministerie van Justitie, 070 370 73 45.

Resultaten onderhandelingen Rijksoverheid met Microsoft

SLM Microsoft Rijk heeft begin mei 2019 nieuwe privacyvoorwaarden gesloten met Microsoft voor de 300.000 digitale werkplekken van de Rijksoverheid. Het gaat om de grootzakelijke versies van de Office en de Windows 10 software die in gebruik zijn bij de ministeries, de Belastingdienst, de politie, de rechtspraak en zelfstandige bestuursorganen. Uit drie nieuwe DPIA’s (gegevensbeschermingseffectbeoordelingen) die Privacy Company heeft uitgevoerd voor de Rijksoverheid blijkt dat Microsoft door een combinatie van technische, organisatorische en contractuele maatregelen de acht eerder geconstateerde privacyrisico’s heeft verholpen voor Office 365 ProPlus. Zie de eerdere blog over deze risico’s. In een recente brief aan de Kamer staan de resultaten opgesomd van de onderhandelingen die SLM Microsoft Rijk heeft gevoerd met Microsoft: Microsoft treedt alleen nog op als verwerker voor al haar online diensten, verwerkt de persoonsgegevens nog maar voor drie doelen, verwerkt de gebruiksgegevens niet voor profiling, data analytics, marktonderzoek of advertenties, en geeft effectieve auditrechten aan de Rijksoverheid.

Maar de nieuwe privacyvoorwaarden voor het Rijk zijn nog niet van toepassing op de gegevensverwerking via Windows 10 Enterprise en op de mobiele Office apps. Bovendien zijn bepaalde technische verbeteringen die Microsoft heeft doorgevoerd in Office 365 ProPlus, (nog) niet beschikbaar in Office Online. Vanuit tenminste drie van de mobiele apps op iOS gaat verkeer over het gebruik van de apps naar een Amerikaans marketingbedrijf dat gespecialiseerd is in predictive profiling. Het Rijk blijft wel in onderhandeling met Microsoft om ook Windows en de mobiele apps onder de reikwijdte te brengen van de nieuwe privacyvoorwaarden en dezelfde technische verbeteringen door te voeren voor Office Online.

SLM Rijk adviseert de overheidsinstellingen daarom voorlopig af te zien van het gebruik van Office Online en de mobiele Office apps, en te kiezen voor het laagste mogelijke niveau van gegevensverzameling in Windows 10, namelijk: Security (Beveiliging).

Voor bedrijven en organisaties buiten de Rijksoverheid geldt dat zij zelf wel een aantal maatregelen kunnen treffen (zie de opsomming onderaan deze blog) maar dat alleen Microsoft in staat is om de hoge privacyrisico’s weg te nemen. Daarom zouden deze organisaties vergelijkbare privacygaranties als het Rijk moeten bedingen, bij voorkeur via een koepel of vakorganisatie. Het kan geen kwaad om daarbij te wijzen op het lopende onderzoek van de European Data Protection Supervisor naar de contractvoorwaarden die Microsoft aanbiedt aan de Europese instellingen. Los daarvan kunnen organisaties ook een eigen DPIA uitvoeren, gebaseerd op de rapporten van het Rijk, en de restrisico’s voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 36 van de AVG.

Verder lezen bij de bron
IB&P

Lees ons boek

Gemeenten. Bewustzijn. Privacy.

Het handboek voor informatiebewustzijn bij de lokale overheid.

Nieuwsbrief

Deze versturen we 3-4x per jaar.

Recente blogs

Jaarrapportage informatiebeveiliging; waar rapporteer je als CISO over?
Als Chief Information Security Officer (CISO) is het belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van hoe het gesteld is met de informatiebeveiliging binnen de organisatie én om dit beeld te delen met het management/bestuur. Een jaarrapportage is hiervoor een uitstekend middel. In deze blog lees je waarom dit belangrijk is en welke onderwerpen je hierin kan opnemen.
Wat zet je in je jaarrapportage privacy?
Het is aan te raden om als Functionaris Gegevensbescherming (FG) te rapporteren over privacy. In de jaarrapportage staat beschreven welke acties en maatregelen er het afgelopen jaar zijn genomen op privacyvlak. Waarom dit belangrijk is en op welke onderdelen je allemaal moet rapporteren, lees je in deze blog.
Leren van de informatiebeveiligingsincidenten van het afgelopen jaar
: Ook al neem je nog zoveel beveiligingsmaatregelen, deze zijn niet altijd waterdicht. Vroeg of laat krijgt elke organisatie te maken met beveiligingsincidenten. Het is daarom belangrijk dat je goed voorbereid bent. In deze laatste blog van het jaar daarom een overzicht van een aantal informatiebeveiligingsincidenten van 2022 en wat we hiervan kunnen leren.

Meer recente berichten

EC komt deze zomer met wetsvoorstel digitale euro
Verder lezen
Politiek wil mkb keurmerk voor cyber security leveranciers
Verder lezen
Kritiek op niet naleven securityregels overheidswebsites: geen rocketscience
Verder lezen
AP wordt landelijk coordinator algoritmetoezicht
Verder lezen
Studentengegevens mogen best in Amerikaanse cloud van kabinet 
Verder lezen
NCSC mag security informatie breder delen
Verder lezen
Onderzoeksraad waarschuwt: Aanpak cybersecurity te traag
Verder lezen
Afgelopen jaar meer dan 900 datalekken bij UWV en SVB
Verder lezen
Frankrijk overweegt massasurveillance voor Olympische Spelen Parijs
Verder lezen
Wees voorbereid Toolbox Cyberincident Digitale Overheid
Verder lezen