Nieuwe DPIA’s zakelijke Microsoft Office en Windows

In opdracht van het Ministerie van Justitie en Veiligheid heeft Privacy Company onderzoek gedaan naar de privacyrisico’s van Microsoft Windows 10 Enterprise, Office 365 ProPlus en Office Online + de mobiele Office apps. Met toestemming van het Ministerie publiceren zij twee blogs over hun bevindingen, deze lange blog en een korte blog.

Voor vragen over het onderzoek kunt u zich wenden tot SLM Microsoft Rijk (Strategisch Leveranciersmanagement Microsoft Rijk), bereikbaar via perswoordvoering van het ministerie van Justitie, 070 370 73 45.

Resultaten onderhandelingen Rijksoverheid met Microsoft

SLM Microsoft Rijk heeft begin mei 2019 nieuwe privacyvoorwaarden gesloten met Microsoft voor de 300.000 digitale werkplekken van de Rijksoverheid. Het gaat om de grootzakelijke versies van de Office en de Windows 10 software die in gebruik zijn bij de ministeries, de Belastingdienst, de politie, de rechtspraak en zelfstandige bestuursorganen. Uit drie nieuwe DPIA’s (gegevensbeschermingseffectbeoordelingen) die Privacy Company heeft uitgevoerd voor de Rijksoverheid blijkt dat Microsoft door een combinatie van technische, organisatorische en contractuele maatregelen de acht eerder geconstateerde privacyrisico’s heeft verholpen voor Office 365 ProPlus. Zie de eerdere blog over deze risico’s. In een recente brief aan de Kamer staan de resultaten opgesomd van de onderhandelingen die SLM Microsoft Rijk heeft gevoerd met Microsoft: Microsoft treedt alleen nog op als verwerker voor al haar online diensten, verwerkt de persoonsgegevens nog maar voor drie doelen, verwerkt de gebruiksgegevens niet voor profiling, data analytics, marktonderzoek of advertenties, en geeft effectieve auditrechten aan de Rijksoverheid.

Maar de nieuwe privacyvoorwaarden voor het Rijk zijn nog niet van toepassing op de gegevensverwerking via Windows 10 Enterprise en op de mobiele Office apps. Bovendien zijn bepaalde technische verbeteringen die Microsoft heeft doorgevoerd in Office 365 ProPlus, (nog) niet beschikbaar in Office Online. Vanuit tenminste drie van de mobiele apps op iOS gaat verkeer over het gebruik van de apps naar een Amerikaans marketingbedrijf dat gespecialiseerd is in predictive profiling. Het Rijk blijft wel in onderhandeling met Microsoft om ook Windows en de mobiele apps onder de reikwijdte te brengen van de nieuwe privacyvoorwaarden en dezelfde technische verbeteringen door te voeren voor Office Online.

SLM Rijk adviseert de overheidsinstellingen daarom voorlopig af te zien van het gebruik van Office Online en de mobiele Office apps, en te kiezen voor het laagste mogelijke niveau van gegevensverzameling in Windows 10, namelijk: Security (Beveiliging).

Voor bedrijven en organisaties buiten de Rijksoverheid geldt dat zij zelf wel een aantal maatregelen kunnen treffen (zie de opsomming onderaan deze blog) maar dat alleen Microsoft in staat is om de hoge privacyrisico’s weg te nemen. Daarom zouden deze organisaties vergelijkbare privacygaranties als het Rijk moeten bedingen, bij voorkeur via een koepel of vakorganisatie. Het kan geen kwaad om daarbij te wijzen op het lopende onderzoek van de European Data Protection Supervisor naar de contractvoorwaarden die Microsoft aanbiedt aan de Europese instellingen. Los daarvan kunnen organisaties ook een eigen DPIA uitvoeren, gebaseerd op de rapporten van het Rijk, en de restrisico’s voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 36 van de AVG.

Verder lezen bij de bron
IB&P

Lees ons boek

Gemeenten. Bewustzijn. Privacy.

Het handboek voor informatiebewustzijn bij de lokale overheid.

Nieuwsbrief

Deze versturen we 3-4x per jaar.

Recente blogs

Help! Een dataclassificatie, DPIA en een BIA?!
Vanuit de AVG en BIO zijn er diverse (verplichte) maatregelen waarmee je als gemeente in kaart brengt wat je relevante systemen zijn en/of data is en waar de risico’s liggen met betrekking tot het gebruik ervan, zoals een dataclassificatie, DPIA en BIA. Maar wat is de onderlinge samenhang en hoe kan je profijt hebben als je een van deze onderdelen al gedaan hebt?
Verantwoordelijkheden van de proceseigenaar binnen de BIO
Informatiebeveiliging is binnen de BIO een verantwoordelijkheid van de proceseigenaar. Maar waar ben je dan precies verantwoordelijk voor en wat houdt die verantwoordelijkheid in
De rol van de OR bij privacy op de werkvloer
De ondernemingsraad (OR) speelt een belangrijke rol in een organisatie, ook op het gebied van privacy op de werkvloer.

Meer recente berichten

Overheid werkt aan databescherming tegen kwantumgeweld
Verder lezen
Facebook aangeklaagd voor volgen van iPhone gebruikers
Verder lezen
Patiente krijgt 2000 euro omdat secretaresse ziekenhuis haar dossier bekeek
Verder lezen
De werking van de CLOUD Act bij dataopslag in Europa
Verder lezen
Begroting 23: Gegevensuitwisseling in de zorg speerpunt voor VWS
Verder lezen
Privacylaksheid Big Tech is kans voor Europa
Verder lezen
GroenLinks kritisch op cameratoezicht parkeergarage Dronten
Verder lezen
Politie gebruikt niet goedgekeurde commerciele hacksoftware
Verder lezen
IT professionals voorstander van verplichte basisbeveiliging
Verder lezen
Privacyfunctionarissen pessimistischer over gedragsverandering
Verder lezen