Rotterdam wil zijn informatiehuishouding nog beter op orde krijgen. De gemeente is al een eind op weg. Volgens Melissa Hartsink kan procesmanagement voor veel winst op dit vlak zorgen. 

Zonder het te beseffen creeren en verwerken we als persoon iedere seconde veel gegevens. Laat staan hoeveel dit is binnen een organisatie, zoals binnen een gemeente. Enerzijds creeer je als medewerker gegevens, zoals bij het opstellen van een subsidieregeling. Anderzijds creeert de klant gegevens, zoals een burger die zijn naam registreert bij aanvraag van een paspoort.

Het verkrijgen of creeren van deze gegevens is essentieel om te komen tot een betrouwbare dienstverlening of productlevering. Wie wat doet met die gegevens en in welke volgorde is bepalend voor de kwaliteit van de dienstverlening, daarom is procesmanagement belangrijk. Een medewerker van bijvoorbeeld de meldkamer ontvangt, verzamelt en analyseert alle gegevens over een melding, zodat de uitvoerder met deze informatie verder kan. Continue informatieuitwisseling vindt zowel binnen als tussen processen plaats. Je organisatie kan je alleen besturen en beheersen als je weet welke gegevens je nodig hebt en waar je deze in het proces gebruikt en creeert.

Dit is een actueel onderwerp binnen gemeente Rotterdam, die continu werkt aan een betere, efficiente, klantgerichte, betrouwbare dienstverlening en transparante beleids- en besluitvorming. Daarvoor staat het op orde brengen van de informatiehuishouding hoog op de agenda en is het onderdeel gemaakt van de interne control- en sturingsdashboards. Informatiehuishouding gaat zowel over informatiebeheer als procesmanagement. Rotterdam beschikte al over goede kennis van deze vakdisciplines, maar vooral op het gebied van procesmanagement leek nog winst te halen om dit adequater en professioneler op te zetten.

Deze versturen we 3-4x per jaar.